企業(yè)如何推行ISO9000質(zhì)量管理體系標準
中小企業(yè)要切實推行ISO9000標準,必須要抓好“五個到位”:
(1)最高管理者推動到位
“管理者推動”是貫標工作成功的關鍵.這也是ISO9000標準在“8項基本原則”中將“領導作用”列第二位這要因.首先,“管理者推動”表明最高管理者審時度勢而“求強”,其認識到位,這種推動定會有力而持久.例如,一個有近500名員工的企業(yè)老總,為了接受連續(xù)兩天兩晚20個課時的強化貫標培訓,推辭掉一切應酬,自始至終參加聽課與考試,使貫標工作有了良好的開端.該老總認為,只有自己了解ISO9000標準的要求,才能清楚企業(yè)到底缺什么,才能制定有針對性的方案.在他的親自參與下,確定了:內(nèi)強管理——改變制度不全、工作無序、忙碌混亂的現(xiàn)象;外樹信譽——實現(xiàn)管理與國際標準接軌,向顧客作出滿足其要求的質(zhì)量承諾.并組織全體員工開展大討論,掃除貫標“無用”(貫標是出口企業(yè)的事)、“不必要”(人少,管理簡單)、“形式主義”(走以前搞TQC的老路)等思想障礙,達到管理者推動到位、全體員工認識到位,為企業(yè)貫標工作打下良好基礎.
(2)準備工作到位
貫標認證工作是一項系統(tǒng)工程,組建好工作班子十分重要.工作班子至少要由三方面人員組成:一是管理者代表,他應熟悉企業(yè)生產(chǎn)、能指揮生產(chǎn),又了解標準、懂得管理,還要有較強的協(xié)調(diào)能力;二是一批既熟悉企業(yè)生產(chǎn)、又有一定的管理水平和寫作能力的人員,他們是工作班子的中堅力量;三是內(nèi)部QMS審核員,既熟悉ISO9000標準和有關法律法規(guī)要求,又熟悉公司某些方面業(yè)務,并熱愛這項工作.但是,在許多企業(yè)中,往往是懂業(yè)務的缺乏ISO9000標準知識,而懂ISO9000標準的咨詢?nèi)藛T往往又不熟悉企業(yè)的具體情況.因此,如何選人、培養(yǎng)人、組建好工作班子,就成為貫標工作的難點和重點.較好的方法是貫徹“誰主管、誰編制、誰參與”的原則,工作班子由主要職能部門的負責人或業(yè)務骨干組成.
(3)對QMS的描述到位
文件化是一項重要的增值活動,也是貫標工作的核心.要把標準和法律法規(guī)要求轉化為具有本企業(yè)特色的、可操作的、適宜有效的QMS,重點應抓住總體策劃、過程分析、標準轉化三個要點.所謂總體策劃,實際上是要找準編制文件化QMS的切入口,即制訂企業(yè)的質(zhì)量方針和目標.按照標準的要求,質(zhì)量方針是由組織的最高管理者正式發(fā)布的該組織的總的質(zhì)量宗旨和方向.但質(zhì)量方針和目標的制定同樣要有廣大員工的參與,較好的做法是最高管理者的理性思考加上廣大員工的群策群力.制定好質(zhì)量方針和目標就為QMS文件的編制提供了方針和框架.
其次,要切實抓好過程分析.結合本企業(yè)的實際,按照ISO9001標準的要求,組織開展對各項質(zhì)量活動的比較、分析并達到“四個明確”;一是明確過程,即明確本企業(yè)產(chǎn)品實現(xiàn)主要有哪些過程;二是明確活動,即某一過程主要有哪些質(zhì)量活動;三是明確職能,即某一活動有哪些職能;四是明確職責,即某一質(zhì)量職能應由哪個部門執(zhí)行.從而實現(xiàn)由質(zhì)量活動分配質(zhì)量職能、由質(zhì)量職能明確質(zhì)量職責,形成了比較客觀、完善的質(zhì)量職能分配表.找出QMS建立過程中的薄弱環(huán)節(jié),理清、理順管理與生產(chǎn)兩條主線,進而明確本企業(yè)QMS的組織機構,勾劃出QMS建設的總體輪廓,為后續(xù)的文件編寫工作理清思路,指明方向.
再次,做好標準的轉化工作.貫標不是對標準的照搬照套,也不是對原有管理制度的全盤否定,因此,務必十分重視對標準的規(guī)定和要求進行轉化.這種轉化應建立在對現(xiàn)有質(zhì)量管理制度特別是第三層次文件的調(diào)查基礎上.對行之有效的規(guī)章制度、辦法和措施、規(guī)范、記錄、標識等進行收集、整理和規(guī)范,立足“修、訂、補、廢”.這樣做不僅使原有的質(zhì)量管理制度得到了系統(tǒng)規(guī)范和理性升華,具有可操作性、可測量性和可控性,使貫徹實施更有效.同時,也使以往管理上的隨意性和不規(guī)范性得以糾正.
(4)貫標認證與傳統(tǒng)管理的徹接到位
貫標是通過文件的QMS,使質(zhì)量管理的每個環(huán)節(jié)正規(guī)化、計劃化、法律化,任何一項工作是誰負責、誰組織、誰實施怎樣實施、實施過程誰記錄、實施后誰驗證,都通過文件化的程序予以規(guī)范,每個崗位、每項工作都能“自動”運行,自行控制,從而不斷接近管理的最佳狀態(tài).
因此,在質(zhì)量手冊、程序文件、工作文件等三個層次文件的編制中,一是要注意把行之有效的傳統(tǒng)管理制度和國際標準的先進方法結合起來,以質(zhì)量手冊為綱,以程序文件為目,做到綱舉目張,全面覆蓋產(chǎn)品形成的各個過程和各項質(zhì)量活動.二是要注意對ISO9000標準有要求而實際尚未開展的工作,要建立新的工作文件,如:方針目標管理、管理審評、內(nèi)部質(zhì)量管理體系審核等,做到不缺不漏、不繁瑣、不重復.三是要根據(jù)職能分配表的要求,重新修訂職責范圍和崗位責任制,達到關系順、職能明、責到崗、各接口到位,使各個過程的質(zhì)量在整體運行中達到受控.
(5)QMS運行落實到位
“制標不易,貫標更難”.文件化的QMS建設完成后,使其有效運行并不斷完善,才是貫標ISO9000標準的目的.對文件的落實到位,主要應抓好以下幾項工作:
一是必須持續(xù)進行對QMS文件的宣傳教育.QMS的運行與傳統(tǒng)管理是有重大區(qū)別的,只有通過持續(xù)的宣傳教育,才能使企業(yè)各級各崗按QMS文件的要求規(guī)范操作.首先,在企業(yè)QMS文件公布后,可召開動員大會,重申QMS文件就是本企業(yè)的質(zhì)量管理大法,并盡快形成共識.其次是要立足于各部門、各層次組織自學,盡快熟練掌握.學習應有所側重;管理層應著重弄懂質(zhì)量手冊的規(guī)定和要求;執(zhí)行層應著重弄懂弄通程序文件的規(guī)定和要求;而操作層應著重弄懂弄通作業(yè)(檢驗)指導書(卡)的規(guī)定和要求.再次是為各部門舉辦專題講座,著重加深對程序文件規(guī)定和要求的理解和把握.最后是編制企業(yè)貫標宣傳手冊,把企業(yè)的質(zhì)量方針、質(zhì)量目標、貫標認證的意義、過程內(nèi)涵、程序要求、崗位責任制等內(nèi)容納入其中,人手一冊,使之能較快深入到全體員工的意識中,使貫標工作的安排、進度、要求貫穿于員工的日常工作之中,使QMS的試運行得到操作層、執(zhí)行層絕大多數(shù)人的理解和配合.只有這樣,QMS運行才能順利開展.
二是必須持續(xù)推進QMS文件規(guī)定的貫徹落實.傳統(tǒng)管理是弱勢之一在于工作有布置,但不太講究落實和效果.因此,在貫標初期,必須迅速改變傳統(tǒng)管理重部署輕落實的做法,代之以“有法必依,執(zhí)法必嚴,違法必究”.企業(yè)QMS文件頒發(fā)后,文件編寫人員可到各部門文件實施現(xiàn)場指導,進行雙向交流,明確能做的先做,不理解的再學文件,以最快的速度使執(zhí)行層和操作層對QMS文件的運作取得共識.
在QMS試運行2-3個月后,應及時組織首次內(nèi)部質(zhì)量審核.應及時組織首次內(nèi)部質(zhì)量審核.這既是對ISO9001標準的深化學習,對QMS文件與標準要求的符合性、適宜性的客觀評價,又使內(nèi)審員經(jīng)受了一次實戰(zhàn)演習.認為體系的運行基本滿足要求時,請認證公司進行現(xiàn)場審核,通過這種強力推進的方針,形成一種連續(xù)作戰(zhàn)、不達目的誓不罷休的氛圍,造成一種與原有傳統(tǒng)管理模式截然不同的“外部壓力”,促使QMS文件的各項規(guī)定能較快地、有效地落到實處.
三是必須全員參與、真抓實干.ISO9000標準的基本思想之一,是控制所有過程的質(zhì)量,確保每個過程合格,以取得滿意的結果.控制所有過程的質(zhì)量必須依靠全員的參與,而全員參與的關鍵又在于各級干部、各崗位員工觀念的轉變.只有當他們對QMS的規(guī)定和要求充分理解,才能達到預期的目的.因此,在這一階段應著重抓好中層干部和主要管理人員的管理意識和工作方式的轉變,并通過他們將QMS的程序規(guī)范貫穿到日常工作之中,帶動廣大職工積極投入到QMS運行中去.只要有一個部門或一個履行質(zhì)量職責的崗位不到位,就可能使QMS的實施事倍功半.
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