本文將OA辦公系統應用到生態環境監測的日常工作管理中，通過自定義外部供應品的審批流程，理順申購、購買、驗收、技術反饋等環節，及時完成對供應品的各流程督辦，嚴格供應品的驗收，優化供應品的管理，從而有效評價供應商的服務質量，為建立合格供應商名錄提供了評價依據。
生態環境監測工作的開展離不開試劑和耗材等外部供應品的使用，供應品的管理往往由多個部門參與、流程復雜，科學有效的供應品管理是保證監測工作質量的重要組成部分。根據《檢驗檢測機構資質認定能力評價 檢驗檢測機構通用要求》[1]《檢測和校準實驗室能力認可準則》[2]等規范文件對實驗室質量管理的要求，檢測機構需要對試劑、耗材等供應品的采購、驗收、儲存采取有效的管理措施[3]，所有環節都需進行嚴格的質量控制，以確保選擇和采購的供應品能滿足實驗的要求[4]。為了保證實驗室獲得質量穩定可靠的供應品，保障實驗室的規范運行[5]，本文結合信息化內部辦公平臺的應用、通過升級自定義業務流程、新增庫存管理業務模塊，改進供應品的審批流程等手段優化實驗室對外部供應品的管理。
一、外部供應品的分類及驗收方式
外部供應品種類繁多，按照對監測質量的影響可以分為兩類，一類是對監測質量無顯著影響的一般易耗品，如一般玻璃器皿、一般實驗消耗品;另一類是對監測質量有影響的物品，如容量分析器具、有純度要求的化學試劑、試劑盒、標準物質(包括標準溶液、標準氣體、菌種等)、耗材(如氣袋、濾膜、培養基等)。
根據《<檢測和校準實驗室能力認可準則>應用要求》[6]條款6.6.1a、《檢測和校準實驗室能力認可準則在化學檢測領域的應用說明》[7]條款6.6.2C、《檢測和校準實驗室能力認可準則在微生物檢測領域的應用說明》[8]條款6.6.2C的要求，實驗室對所有采購的外部供應品需進行符合性檢查或驗證，通常檢查所采購的物品數量、規格型號、等級、外觀、生產日期、保質期、成分、包裝、貯存等是否滿足實驗室的需求。另外，對監測結果有顯著影響的供應品還需進行技術性驗收，保留相應的記錄證明，確保所使用的試劑及耗材達到規定的質量要求，當物品驗收不合格比例較高時，實驗室要考慮更換供應商或生產商。
二、外部供應品的技術驗收評判要求
實驗室可結合環境監測分析常用的試劑及消耗性材料的使用，對采購的外部供應品進行梳理，建立需要進行技術驗收的供應品名錄，并列出相應的評判要求，如列出部分常用重要試劑、耗材驗收名錄及評判要求(見表1)。
三、外部供應品的管理
3.1 自定義供應品的審批流程和庫存管理
根據實際工作開展情況建立供應品清單，按照類別進行分類，主要分為以下幾大類：化學試劑、生物專用試劑、實驗耗材、現場監測耗材、標準物質等。在OA辦公系統中建立外部供應品的領用審批流程，理順供應品的申購、購買、驗收、技術反饋等環節，明確各環節中各部門的職責，增加“標準物質/需驗收物品”的領用確認節點，管理部門可以參與對供應品的全過程監控，在庫存管理模塊中新增“外部供應品清單” “標準物質使用記錄” “外部供應品驗收記錄”，詳見附圖。
申請人在系統中選擇所需供應品并提出采購申請，如果所選的供應品在驗收名錄中，系統會提示需要技術性驗收，并列出相應的評判要求，質量管理部門參與標準物質/需技術性驗收貨品的審核流程，采購部門完成對供應品的符合性驗收，申購人完成技術性驗收，質量管理部門全過程監控供應品的驗收和使用情況。
3.2 外部供應品的符合性驗收
采購部門負責外部供應品的采購審核，確定供應商收到貨品后核對生產廠家、產品批號、數量、規格型號、生產日期、保質期、包裝、貯存和證書等信息，確認無誤后在供應品審批流程中勾選符合性驗收通過即可完成。
3.3 外部供應品的技術性驗收
采購部門經過符合性驗收后通知申購人領用，管理部門在系統中進行領用日期登記，申購人領用確認后在庫存管理模塊中填寫“外部供應品驗收記錄”，詳見表2.填寫完成并上傳實驗原始記錄等附件后保存，其他信息流程數據自動帶入，供應品的技術性驗收即完成。
3.4 標準物質的使用記錄
標準物質領用確認后由申購人負責標準物質的使用記錄登記，記錄信息包括使用人、使用時間、用途等信息，對于使用完成的標準物質標記為“已使用”狀態。
3.5 供應品的信息匯總統計
管理人員通過訪問內網流程庫存管理模塊以EXCEL表的形式導出標準物質使用記錄和所有試劑及耗材等外部供應品的驗收記錄，內容包括供應品名稱、規格、供應商、生產機構、生產日期、驗收人、驗收日期、驗收結果等信息，采購部門根據驗收結果評價供應商的供貨質量，建立合格供應商名錄。
四、結語
本文借助OA辦公系統幫助實驗室優化外部供應品的管理，以信息化方式對供應品進行全生命周期管理，通過流程再造實現了對外部供應品的申購、采購、驗收到供應商后評價的全流程監控，確保影響檢測質量的供應品符合實驗室要求并可以進行質量溯源。另外，管理部門通過系統查閱記錄可對供應品的驗收、使用情況一目了然，根據驗收結果客觀評價供應商，從源頭把控供應品的質量，確保檢測數據的可靠性。
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[8] 中國合格評定國家認可委員會. 檢測和校準實驗室能力認可準則在微生物檢測領域的應用說明：CNAS-CL01-A001∶2022[S]. 北京：中國標準出版社，2022∶5.
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