論小型企業(yè)如何提高質(zhì)量管理體系文件的有效性

ISO9001-2008《質(zhì)量管理體系 要求》中4.1總則中要求組織應(yīng)建立文件化的質(zhì)量管理體系，加以實(shí)施及保持。認(rèn)證機(jī)構(gòu)也要求企業(yè)需提供相應(yīng)的質(zhì)量管理體系文件，故認(rèn)證的企業(yè)紛紛編制并提交了本組織的質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、第三層次文件，但從中小企業(yè)的審核實(shí)踐看，這些厚厚的文件在平常往往都被束之高閣，企業(yè)的員工并沒(méi)有按文件的規(guī)定執(zhí)行，實(shí)際運(yùn)作與規(guī)定相去甚遠(yuǎn)。文件編制的作用僅僅是在認(rèn)證的時(shí)候提供給外審人員查閱。經(jīng)過(guò)我們的多次調(diào)查，認(rèn)為造成這種情況的原因主要在于這些企業(yè)存在了很多誤區(qū)，未識(shí)別小型企業(yè)特點(diǎn)所導(dǎo)致。

小企業(yè)是指規(guī)模較小或處于創(chuàng)立階段和成長(zhǎng)階段的企業(yè)，包括規(guī)模在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)以下的法人企業(yè)和自然人企業(yè)。中小企業(yè)以其活力和成長(zhǎng)性，在我國(guó)的國(guó)民經(jīng)濟(jì)中發(fā)揮著重要作用。據(jù)統(tǒng)計(jì)我國(guó)中小企業(yè)已占到全國(guó)企業(yè)總數(shù)的99％，為城鎮(zhèn)提供了37.5%的就業(yè)崗位，安置了2到3億的農(nóng)村剩余勞動(dòng)力；我國(guó)1500億美元左右的出口總額中，約60％來(lái)源于中小企業(yè)；90年代以來(lái)，我國(guó)工業(yè)新增產(chǎn)值的76.7%由中小企業(yè)創(chuàng)造。在經(jīng)濟(jì)的快速增長(zhǎng)中，中小企業(yè)已經(jīng)成為最主要的支撐力量，在體制創(chuàng)新，緩解就業(yè)壓力，優(yōu)化經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)，應(yīng)用新技術(shù)和增加稅收等方面發(fā)揮了越來(lái)越重要的作用。小企業(yè)相對(duì)于大中型企業(yè)而言，具有規(guī)模小、基礎(chǔ)設(shè)施及人力資源薄弱、產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定的不足之處，但也有其優(yōu)勢(shì)：管理層次少故易形成高效的經(jīng)營(yíng)管理決策、適應(yīng)性強(qiáng)、管理靈活、成本低等優(yōu)點(diǎn)。因此小企業(yè)的質(zhì)量管理體系文件也要與其特點(diǎn)相適應(yīng)，方能揚(yáng)長(zhǎng)避短，起到提升管理的作用。本文的目的正是希望通過(guò)消除誤區(qū)，提高小型企業(yè)的質(zhì)量管理體系文件的有效性，進(jìn)而提高體系運(yùn)行及認(rèn)證的有效性。

誤區(qū)之一：文件由咨詢(xún)師代為編寫(xiě)。很多小型企業(yè)由于人少，故常常聽(tīng)見(jiàn)老板對(duì)咨詢(xún)老師說(shuō)：“我們企業(yè)每個(gè)員工都很忙，故寫(xiě)文件你就代勞了，反正我已經(jīng)出錢(qián)了。”

在ISO9000-2008質(zhì)量管理體系 基礎(chǔ)和術(shù)語(yǔ)》中闡述了文件的價(jià)值：

文件能夠溝通意圖、統(tǒng)一行動(dòng)，其作用有助于：

1） 滿(mǎn)足顧客要求和質(zhì)量改進(jìn)

2） 提供適宜的培訓(xùn)

3） 重復(fù)性和可追溯性

4） 提供客觀證據(jù)

5） 評(píng)價(jià)質(zhì)量管理體系的有效性和持續(xù)適宜性

并明確提出了文件的形成本身不是目的，它應(yīng)是一項(xiàng)增值的活動(dòng)，在小型企業(yè)中，很多是師傅帶徒弟，一人一法、一人一套，故不同的師傅作出不同的質(zhì)量，并且許多小型企業(yè)人員往往流動(dòng)性較大，尤其每年的春節(jié)后的剛剛復(fù)工的階段，許多企業(yè)都會(huì)由于更換師傅重新進(jìn)行工藝確認(rèn)及新員工上崗而導(dǎo)致的不合格率大大上升，增加了企業(yè)的內(nèi)部損失成本。而文件的編寫(xiě)實(shí)際即是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的過(guò)程，將企業(yè)可能是通過(guò)失敗而獲得的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、數(shù)據(jù)等進(jìn)行提煉，將其從感性上升到理性、從實(shí)踐上升到理論，從方法的標(biāo)準(zhǔn)化、管理的標(biāo)準(zhǔn)化從而實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)化，而避免因人為的原因?qū)е庐a(chǎn)品的波動(dòng)。從上述的情況分析，故文件的編寫(xiě)應(yīng)為各個(gè)部門(mén)的負(fù)責(zé)人，由他們對(duì)以往的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，根據(jù)公司的實(shí)際情況編制文件，借助外力編寫(xiě)的文件往往千人一面，并沒(méi)有結(jié)合的產(chǎn)品特點(diǎn)及企業(yè)實(shí)際情況，這樣的文件的由于不具操作性、故出現(xiàn)規(guī)定與實(shí)際操作兩張皮的情況，所以也就出現(xiàn)有部分企業(yè)建立體系到三年后換證復(fù)評(píng)都未更改過(guò)文件，原因就是根本沒(méi)按文件去執(zhí)行，所以也就談不上文件更改。

誤區(qū)之二：文件越多越好

在9001標(biāo)準(zhǔn)中并沒(méi)有強(qiáng)制文件一定要編寫(xiě)多少，“不同組織質(zhì)量管理體系文件的多少與詳略程度取決于組織的規(guī)模和活動(dòng)的類(lèi)型、過(guò)程及相互作用的復(fù)雜程度。”因此文件應(yīng)該重內(nèi)容，輕形式，一定要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行編寫(xiě)。我們?cè)?jīng)在一家企業(yè)的審核前的文件審核中看到有十來(lái)個(gè)職能部門(mén)，包括總經(jīng)理、采購(gòu)部、銷(xiāo)售部、辦公室、人力資源部、技術(shù)部、生產(chǎn)部、品管部、計(jì)量室、設(shè)備科、財(cái)務(wù)部、倉(cāng)庫(kù)等，并且寫(xiě)了很復(fù)雜的控制程序，結(jié)果到了審核現(xiàn)場(chǎng)一看，居然只是一個(gè)三十多人的小廠(chǎng)，扣除工人以外，管理人員也只不過(guò)四五人，總經(jīng)理兼管購(gòu)銷(xiāo)，一個(gè)人管生產(chǎn)及技術(shù)、一人管人事行政后勤，而該企業(yè)寫(xiě)了一大堆與大型企業(yè)相差無(wú)幾的厚厚的文件，據(jù)說(shuō)為了復(fù)印這些文件，企業(yè)又特地買(mǎi)了一臺(tái)復(fù)印機(jī)，而在審核的時(shí)候，企業(yè)還常常不到翻不到文件在哪頁(yè)，可想而知，這樣的文件對(duì)于企業(yè)的指導(dǎo)意義。企業(yè)建立ISO9000直接效益可從投入與產(chǎn)出兩個(gè)方面衡量：

(1)直接成本C：C=C1+C2+C3+C4+C5。C1為咨詢(xún)費(fèi)用支出；C2為培訓(xùn)費(fèi)用支出；C3為審核與認(rèn)證成本支出；C4為文件制作費(fèi)用；C5為生產(chǎn)效率短期損失。

(2)產(chǎn)出R：R=R1+R2+R3+R4。R1為銷(xiāo)售收入增加效益，其大小用(ΔPQ+PΔQ)表示，ΔPQ為價(jià)格提高帶來(lái)的收入增加，PΔQ為價(jià)格不變帶來(lái)的銷(xiāo)售量增加的收益；R2為質(zhì)量成本降低帶來(lái)的收益；R3為運(yùn)行效率提高帶來(lái)的直接效益；R4為資源配置優(yōu)化、利用率提高帶來(lái)的收益。

(3)直接效益E：E=R-C

而這種文件由于無(wú)指導(dǎo)意義，故產(chǎn)出沒(méi)有變化，但直接成本卻投入了，故所帶來(lái)的直接效益為負(fù)數(shù)。而且本來(lái)小企業(yè)的特點(diǎn)之一是靈活快捷，若真按文件繁瑣的規(guī)定去執(zhí)行，反倒影響了其運(yùn)作效率，故文件一定需符合本企業(yè)的實(shí)際情況，否則ISO真的成了一些人所說(shuō)的“礙手礙腳”了！

因此，企業(yè)所編制文件的多少并不能衡量其貫標(biāo)水平的高低，也更不能反映出企業(yè)管理效果的好壞。如果某一企業(yè)寫(xiě)了上千萬(wàn)字的文件認(rèn)證通過(guò)，而另一個(gè)企業(yè)采用大大簡(jiǎn)化的文件認(rèn)證通過(guò)，他們對(duì)于ISO9000雖然都是相符的，但是后者往往更加受到各級(jí)企業(yè)員工的歡迎。

誤區(qū)三：為了避免開(kāi)不合格項(xiàng)，參數(shù)范圍越寬越好

在審核中常常看到一些企業(yè)參數(shù)范圍定得非常寬，如某果凍廠(chǎng)制訂封口機(jī)的封口溫度時(shí)，上下溫差偏差允許達(dá)到50度，根本達(dá)不到控制的目的，經(jīng)詢(xún)問(wèn)得知，由于原來(lái)溫差訂得較小，但是實(shí)際上不同的材質(zhì)要求不同的溫度，經(jīng)常與文件規(guī)定不符，故審核時(shí)被開(kāi)不合格報(bào)告，因此企業(yè)干脆將參數(shù)范圍定得非常寬，通用與任何材質(zhì)，這種類(lèi)似的情況在企業(yè)非常常見(jiàn)，事實(shí)上又達(dá)不到控制的目的，正確的作法是因根據(jù)不同的情況，如材質(zhì)、氣溫、濕度等種種影響條件而細(xì)化工藝規(guī)定，從而確保產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過(guò)程的受控。

誤區(qū)四：工人又不識(shí)字，故文件寫(xiě)了也沒(méi)用

小企業(yè)中由于人員素質(zhì)不高，如審核過(guò)程中接觸到的泉州地區(qū)基層工人許多都是農(nóng)民工，現(xiàn)在又普遍存在著用工荒的問(wèn)題，故對(duì)基層人員文化程度要求不高，確實(shí)存在有企業(yè)員工識(shí)字不多的情況，故有的企業(yè)就認(rèn)為對(duì)這些工人寫(xiě)了文件也是白搭，故文件寫(xiě)得簡(jiǎn)單空洞，純屬應(yīng)付審核。事實(shí)上在ISO9001中就明確了文件的多少與詳略程度與人員的能力有關(guān)。實(shí)現(xiàn)結(jié)果標(biāo)準(zhǔn)化有兩種途徑：一種是直接要求結(jié)果標(biāo)準(zhǔn)化，一種是需通過(guò)過(guò)程標(biāo)準(zhǔn)化從而實(shí)現(xiàn)結(jié)果的標(biāo)準(zhǔn)化，當(dāng)人員的能力強(qiáng)時(shí)，可通過(guò)前一途徑實(shí)現(xiàn)，而當(dāng)人員的能力弱時(shí)，則更應(yīng)該對(duì)過(guò)程提出要求，即通過(guò)過(guò)程標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)現(xiàn)結(jié)果的標(biāo)準(zhǔn)化。故對(duì)農(nóng)民工更是應(yīng)該對(duì)其工作的過(guò)程明確程序，也就是不僅應(yīng)該編制文件，而且文件應(yīng)詳細(xì)，而不讓其有太大的變動(dòng)空間以確保產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定！關(guān)鍵是如何寫(xiě)出讓農(nóng)民工也看得懂的文件。在審核中觀察到企業(yè)多數(shù)還是采用程序文件的形式，用文字來(lái)表述要求，其實(shí)在ISO9000術(shù)語(yǔ)中對(duì)文件下的定義是：“信息及其承載媒體”，在注1中又補(bǔ)充說(shuō)明“媒體可以是紙張、計(jì)算機(jī)磁盤(pán)、程序文件、圖樣、報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)”。也就是文件可以采用多種形式，盡可能采用流程圖、表格、圖片等形式，甚至可以直接用實(shí)物樣，這些都是文件的表現(xiàn)形式，這一點(diǎn)在臺(tái)資或日資企業(yè)作得較好，他們擅長(zhǎng)于目視管理，用大量的圖片、照片貼在車(chē)間的看板上，包括將工人不正確的操作拍成照片，并用紅圈圈出不正確處，配以簡(jiǎn)單的文字點(diǎn)評(píng)，這種文件對(duì)即使識(shí)字不多的農(nóng)民工也能就一目了然，起到了文件溝通意圖、統(tǒng)一行動(dòng)的指導(dǎo)作用。

誤區(qū)五：ISO就是凡事都要有記錄，記錄越多越好

部分企業(yè)員工經(jīng)常被告知”怕麻煩就不要搞9000”、”凡是說(shuō)到的必須寫(xiě)到、凡是寫(xiě)到的必須做到、凡是做到的必須記錄”等警句格言，故許多企業(yè)設(shè)置了大量的表格，一事一表格，而許多表格在實(shí)際運(yùn)行中并沒(méi)有用到，到了審核前臨時(shí)再突擊進(jìn)行補(bǔ)填，事實(shí)上記錄同樣也應(yīng)與企業(yè)的運(yùn)行相一致，可從以下方面加以考慮：

1、根據(jù)企業(yè)的需要來(lái)設(shè)置所需要的表格。

記錄也是需要企業(yè)投入成本的，故如果不屬于企業(yè)需要采集的數(shù)據(jù)，則可以不必凡事都進(jìn)行記錄。如在審核某飼料廠(chǎng)時(shí)，企業(yè)文件中規(guī)定每小時(shí)記錄一次溫度參數(shù)，工人也非常認(rèn)真的作著記錄，但從提供的每天的生產(chǎn)記錄中我們發(fā)現(xiàn)基本上沒(méi)有什么波動(dòng)，幾年如一日的重復(fù)記錄相同的數(shù)據(jù)，其實(shí)這時(shí)候完全可以改變文件規(guī)定，如減少頻次，或者只記錄不正常情況，這樣就可大大減少記錄的工作量，同樣也可以起到證據(jù)及追溯的作用。在另一家紡織廠(chǎng)業(yè)務(wù)部對(duì)合同評(píng)審過(guò)程審核時(shí)發(fā)現(xiàn)，企業(yè)由于導(dǎo)入了軟件系統(tǒng)，合同評(píng)審的過(guò)程完全可以通過(guò)網(wǎng)上權(quán)限審批來(lái)完成，而企業(yè)一邊按軟件系統(tǒng)進(jìn)行合同評(píng)審，一邊還在填寫(xiě)所謂的合同評(píng)審記錄，其實(shí)這種表格就完全是多余的。

2、通過(guò)合并表格以減少表格數(shù)量

小企業(yè)由于往注流程較簡(jiǎn)捷，故可盡量將表格合并，以減少表格的數(shù)量，又可更好的發(fā)現(xiàn)過(guò)程銜接中的問(wèn)題。如在審核一涂料廠(chǎng)中，該廠(chǎng)從原材料投料情況、生產(chǎn)工藝參數(shù)、半成品檢驗(yàn)、成品檢驗(yàn)、成品放料、包裝等全過(guò)程的記錄均體現(xiàn)在一張記錄表中，從生產(chǎn)車(chē)間流轉(zhuǎn)到品管部、檢驗(yàn)員檢驗(yàn)合格后才能流轉(zhuǎn)到包裝工序包裝，直至入庫(kù)交到成品庫(kù)管理員手中，這張表格才流轉(zhuǎn)結(jié)束進(jìn)行歸檔，故這樣的表格就是一種非常高效的表格，替代了投料記錄表、生產(chǎn)記錄表、半成品檢驗(yàn)記錄表、成品檢驗(yàn)記錄表及包裝情況記錄表等數(shù)表，同時(shí)如果一旦成品出現(xiàn)問(wèn)題，需要追溯時(shí)也非常便捷。

3、盡可能設(shè)計(jì)成傻瓜表格，并且設(shè)計(jì)時(shí)就考慮到將來(lái)易于數(shù)據(jù)分析

常常聽(tīng)到受審核方抱怨，記錄填寫(xiě)太麻煩了，寫(xiě)記錄要發(fā)太多時(shí)間。故管理人員設(shè)計(jì)表格時(shí)要盡量讓記錄人少寫(xiě)字，如可只用數(shù)字、打“√”打“ⅹ”等方式填寫(xiě)表格，這樣可大大節(jié)省填寫(xiě)時(shí)間，此即為傻瓜表格。

中企檢測(cè)認(rèn)證網(wǎng)提供iso體系認(rèn)證機(jī)構(gòu)查詢(xún)，檢驗(yàn)檢測(cè)、認(rèn)證認(rèn)可、資質(zhì)資格、計(jì)量校準(zhǔn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)貫標(biāo)一站式行業(yè)企業(yè)服務(wù)平臺(tái)。中企檢測(cè)認(rèn)證網(wǎng)為檢測(cè)行業(yè)相關(guān)檢驗(yàn)、檢測(cè)、認(rèn)證、計(jì)量、校準(zhǔn)機(jī)構(gòu)，儀器設(shè)備、耗材、配件、試劑、標(biāo)準(zhǔn)品供應(yīng)商，法規(guī)咨詢(xún)、標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)、實(shí)驗(yàn)室軟件提供商提供包括品牌宣傳、產(chǎn)品展示、技術(shù)交流、新品推薦等全方位推廣服務(wù)。這個(gè)問(wèn)題就給大家解答到這里了，如還需要了解更多專(zhuān)業(yè)性問(wèn)題可以撥打中企檢測(cè)認(rèn)證網(wǎng)在線(xiàn)客服13550333441。為您提供全面檢測(cè)、認(rèn)證、商標(biāo)、專(zhuān)利、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、版權(quán)法律法規(guī)知識(shí)資訊，包括商標(biāo)注冊(cè)、食品檢測(cè)、第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)檢測(cè)、環(huán)境檢測(cè)、管理體系認(rèn)證、服務(wù)體系認(rèn)證、產(chǎn)品認(rèn)證、版權(quán)登記、專(zhuān)利申請(qǐng)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、檢測(cè)法、認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)等信息，中企檢測(cè)認(rèn)證網(wǎng)為檢測(cè)認(rèn)證商標(biāo)專(zhuān)利從業(yè)者提供多種檢測(cè)、認(rèn)證、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、版權(quán)、商標(biāo)、專(zhuān)利的轉(zhuǎn)讓代理查詢(xún)法律法規(guī)，咨詢(xún)輔導(dǎo)等知識(shí)。

本文內(nèi)容整合網(wǎng)站：百度百科、搜狗百科、360百科、知乎、市場(chǎng)監(jiān)督總局 、國(guó)家認(rèn)證認(rèn)可監(jiān)督管理委員會(huì)、質(zhì)量認(rèn)證中心

免責(zé)聲明：本文部分內(nèi)容根據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息整理，文章版權(quán)歸原作者所有。向原作者致敬！發(fā)布旨在積善利他，如涉及作品內(nèi)容、版權(quán)和其它問(wèn)題，請(qǐng)跟我們聯(lián)系刪除并致歉！

本文來(lái)源： http://m.rumin8raps.com/zs/202011/ccaa_11771.html