OHSAS18001認證--文件和資料控制
OHSAS18001認證--文件和資料控制
組織應建立并保持程序，控制本標準所要求的所有文件和資料，以確保：
a) 文件和資料易于查找;
b) 對文件和資料進行定期評審，必要時予以修訂并由被授權人員確認其適宜性;
c) 凡對職業健康安全體系的有效運行具有關鍵作用的崗位，都可得到有關文件和資料的現行版本。
d) 及時將失效文件和資料從所有發放和使用場所撤回，或采取其他措施防止誤用;
e) 對出于法規和(或)保留信息的需要而留存的檔案文件和資料予以適當標識。
理解與實施要點
(1)文件和資料控制的目的
確保各場所獲得并使用正確、有效的適用文件和資料，防止因文件和資料的差錯，對OHSAS18001職業健康安全產生不利影響。
(2) 文件和資料控制的范圍
這里的文件和資料是指與OHSAS18001職業健康安全管理體系有關的所有文件和資料，包括組織內部形成的文件和資料以及從外部獲得的文件和資料。
應對直接影響OHSAS18001職業健康安全的文件和資料進行控制。至于那些僅用作參考的文件、書籍、資料,雖應妥善保管，但不必納入OHSAS18001職業健康安全管理體系的文件和資料控制范圍。
(3) 文件和資料的分類
① 內部文件和資料
a) 體系文件：OHSAS18001職業健康安全管理手冊、程序文件、OHSAS18001職業健康安全管理方案、通用的管理性指導書等。
b) 職能部門的管理性文件：如營銷、采購、服務、培訓等各項管理活動的規定，管理作業指導書。
c) 技術性文件：如設計圖樣、技術規范、采購文件、作業指導書、檢驗和試驗文件、工藝文件、設備文件等。
d) 收集和報告數據或信息的表格。
② 外來文件和資料
a)國際/國家/行業/地方標準、法律法規。
b)顧客提供的圖樣及要求。
c)顧客、有關機構指定使用的表格，如勞動保護機關指定用的表格，等等。
(4) 文件和資料控制的要求
建立和實施文件和資料控制程序，確保：
① 文件發布前，由授權人員對文件的適宜性進行審查和批準。
審查是保證文件的正確性，批準意味著從行政上贊同文件的實施。
② 對使用中的文件和資料適時評審，以保持文件和資料的適宜性。
對使用中的文件和資料的評審一般定期進行，如在每年的管理評審前進行，也可根據需要適時進行。
③ 必要時更改文件和資料并再批準。
OHSAS18001職業健康安全管理體系文件和資料更改必須有規定的申請、更改、審批手續。非文件和資料更改部門負責人不得以任何借口自行更改任何文件和資料。
④ 識別文件和資料的現行修訂狀態。
修訂狀態可直接在被更改的文件和資料上標識，也可通過控制清單(如標準目錄、圖樣目錄、文件和資料目錄等)進行標識。
⑤ 需要使用文件和資料的場合(如對OHSAS18001職業健康安全體系的有效運行起關鍵作用的場合)，都能得到并使用相應文件和資料的有效版本。
⑥ 文件和資料清晰，易于識別和檢索(查找)
為使文件和資料清晰易懂，便于識別和檢索，應就文件和資料的編號，文件的編寫要求，文件的格式，文件和資料的歸檔、編目、發放、回收等作出適當規定。
通常情況下，文件和資料的總目錄應表明文件和資料的修訂狀態、編制時間；文件和資料的發放清單應表明文件和資料分發日期、分發編號(使用場所標識)、發往的場所等。
⑦ 識別外來文件和資料的適應性，并控制其分發。
應就外來文件和資料的收集、審查、批準、歸檔、編目、標識、發放、使用、評審、更新、補充和作廢等作出規定，以保持外來文件和資料的適應性。
應該建立一個渠道(如參加標準化協會等)，以便及時收集到文件和資料的最新版本或修改信息。
⑧ 做好失效文件和資料的管理。
為了防止使用作廢文件和資料，應及時將作廢或失效文件和資料從使用場所撤回。對于為特殊目的而保留的任何作廢文件和資料，都必須進行標識，以防誤用。
(5)文件和資料控制實施的要點
① 對文件和資料進行分類(見上面(3))，并規定各類文件和資料的主管部門和配合部門。
② 文件和資料控制程序應對文件和資料控制的管理方法作出詳細規定。
a)內部文件和資料的控制包括：文件的取號、編寫、審批、歸檔、標識、發放、使用、借閱、更改、作廢、評審以及保密控制等。
b)外來文件和資料的控制包括：收集、審查、批準、歸檔、發放、使用、評審、更新、補充和作廢等。
③ 將文件和資料分為“受控文件”(受到更改控制的文件)和“非受控文件”兩類。
“受控文件”參照下列方法控制：
a) 作受控標記，例如加蓋“受控”圖章或其他自定的方式。
b) 每個文件有惟一的分發編號(使用場所標識)。
c) 規定各類文件的發放范圍及其審批人，發放后有記錄。
d) 受控文件中都應有修改記錄單，供使用人參照。
e) 為便于撤換更改頁，文件用活頁夾裝訂較好。
f) 文件可以以舊換新，分發編號不變。應規定舊文件的處理辦法。
g) 文件丟失后應有作廢聲明，并對補發辦法作出規定。補發文件使用新的分發編號。
h) 文件的版本以版本號、修訂號來標識，小的修改只需變更修訂號，經多次修訂(0~5次)或大幅度修訂后，需更換版本號。如A/1,A為版本號，1為修訂號。
④ 文件更改注意事項
a)更改影響的評估
文件的更改可能對OHSAS18001職業健康安全帶來影響。如是這樣，則需在實施更改前評估更改對組織有關部門的影響并通知有關部門。
應注意相關文件的更改。
b)更改時間的安排
應充分考慮更改的時間安排。
c)更改的標識與記錄
更改的標識應能確保追溯至更改的依據。
更改原因的記錄應保存。
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