新冠肺炎疫情使遠程審核成為當前應(yīng)用最廣泛的審核方式。
在決定采取哪種方法之前，審核員必須要了解遠程審核所存在的明確利弊。
遠程審核需要策劃、時間、資源和實施審核最佳實踐，就如同進行現(xiàn)場審核一樣。
在進行遠程審核時，采取足夠的時間并遵循最佳實踐可能更為重要。本文作者為此提出了八種遠程審核最佳實踐，從而確保遠程審核的有效性。
當前的新冠肺炎疫情特別突顯了保持強大供應(yīng)鏈的重要性，而供應(yīng)鏈管理的一個重要方面是對于供應(yīng)商進行的審核過程。由于新冠肺炎疫情所采取的一些旅行限制和社交距離要求，使許多審核活動正在從現(xiàn)場訪問轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄟ^遠程來進行互動。
然而，如果沒有能力在受審核方的現(xiàn)場見證其業(yè)務(wù)運行、訪問其相關(guān)設(shè)施以及與其相關(guān)員工進行面談，那么如何才能實施真正而全面的審核?特別是如何才能實施真正而有效的遠程審核?
什么是遠程審核？什么不是遠程審核？
ISO 19011：2018《管理體系審核指南》將審核定義為“為獲取客觀證據(jù)并進行客觀評價，以確定審核準則的滿足程度的系統(tǒng)、獨立和形成文件的過程”。
對于各種遠程審核有許多不同的術(shù)語用來描述：例如電子審核、虛擬審核、案頭審核和文件審核最為常見。有時，這些關(guān)于遠程審核的術(shù)語被交替使用，有時定義還有所不同。通常，無論是審核還是虛擬審核，文件審核或案頭審核被認為是在首次會議之前對于一次規(guī)模較大審核的文件評審活動。
對于本文而言，遠程審核適用于所有這些術(shù)語，并且遠程審核被定義為“當審核小組不在審核現(xiàn)場時，由審核小組同時進行或在受審核方參與情況下進行的審核活動”。這些遠程審核活動可以包括評審記錄的信息、進行訪談、通過視頻輔助進行觀察、分析數(shù)據(jù)和趨勢，以及通過視頻回放對產(chǎn)品進行重新檢查。
在考慮進行有效遠程審核的必要條件之前，要認識到以下不是遠程審核：
制定一個自我評估檢查表
這包括與適用的ISO質(zhì)量管理體系標準條款相一致的檢查表。審核是一個過程，一個過程意味著過程負責人正在做某項工作。換句話說，審核員不能通過將自己的工作傳遞給供應(yīng)商，來評估其自己的質(zhì)量管理體系。可以讓供應(yīng)商進行自我評估，但是，這不是代替獨立審核。
填寫其他表格
供應(yīng)商填寫的其他表格，無論是冠以某種名義的評估、審核或評審，還是與質(zhì)量管理體系或制造業(yè)務(wù)各個方面有關(guān)，都不應(yīng)被視為審核。
評審質(zhì)量手冊和ISO證書
雖然這是一件好事，并應(yīng)該是審核的一部分，但是這一評估水平本身并不應(yīng)被視為一次審核。
由于時間或金錢因素而錯過現(xiàn)場訪問
進行遠程審核應(yīng)該是一種慎重而周密的計劃，并且是平衡了風險和資源的決定。進行遠程審核不應(yīng)該是一種基于時間緊迫而采取的簡單而臨時性的決定。這就是為什么必須有一個既定的決策框架，以確定何時進行遠程審核可能最為適當，并可作為供應(yīng)商管理過程的一部分。
這個場景聽起來是否熟悉?兩名審核員被安排對供應(yīng)商進行為期兩天的現(xiàn)場審核。然而，根據(jù)業(yè)務(wù)需求，要求審核從現(xiàn)場訪問轉(zhuǎn)換為案頭審核。突然之間，這個審核只需要一個審核員，預(yù)計半天就能夠完成。
當然，有時遠程審核可以節(jié)省時間和金錢，因為遠程審核不需要出現(xiàn)在審核現(xiàn)場，但是審核的總體廣度和深度以及所需要的努力應(yīng)保持不變。那么這種現(xiàn)場審核和遠程審核的分離從何而來?坦率來講，在大多數(shù)情況下，遠程審核并不像現(xiàn)場審核那樣受到重視。
曾有文章指出，“值得小心的是，如果決定不進行現(xiàn)場審核，那么有時可能會存在一種將案頭審核作為一個選擇的傾向。”這是個大錯誤!進行適當?shù)陌割^審核可能需要數(shù)個小時才能完成，至少需要4~8個小時。
遠程審核需要策劃、時間、資源和實施審核最佳實踐，就像進行現(xiàn)場審核一樣。事實上，在進行遠程審核時，花費足夠的時間和遵循最佳實踐更加重要，因為審核員(至少在大多數(shù)情況下)缺乏能夠在審核現(xiàn)場見證所發(fā)生的運行情況并將其與文件化的期望進行比較的機會。
遠程審核的利弊
即使在正常情況下，進行遠程審核也有許多原因。
遠程審核成本比較低，所需資源比較少，對于受審核方的干擾也比較小。
遠程審核允許對多項任務(wù)同時處理。審核員可以在一天的某一時間進行一項任務(wù)，并在其他時間進行另一項任務(wù)。審核員還可以一次進行多項審核。
必要時，可以靈活地在超出預(yù)定時間之外進行審核。
在正確的情況下并以正確的方式完成遠程審核時，遠程審核可以滿足ISO標準和法律法規(guī)對于供應(yīng)商的要求。
與遠程審核相關(guān)的弊端或風險有時會引起遠程審核的停頓。因此，需要更深入地對遠程審核過程風險進行研究和探討，從而通過減輕這些風險以確保審核的成功。
以下是關(guān)于遠程審核的綜合風險清單，但肯定不是詳盡無遺。為了成功地做好審核準備，審核組長必須要確定成功審核所面臨的任何風險(例如以下關(guān)注問題)，并策劃和實施減輕風險措施。這些風險和減輕風險措施可能包括：
在行動中難以看到運行
評審流程圖和工廠布局，并得到關(guān)于過程的工作描述。理解被評審過程的輸入和輸出。采用視頻對所選擇的高風險運行實例進行拍攝或記錄。
錯過了視覺線索
例如，在虛擬會議期間打開視頻，并要求受審核方在提出具體或有針對性的問題時也這樣做。如果有人只是提供關(guān)于過程的一般工作描述，也是可以的。
時間管理不善
提前閱讀比你通常會在現(xiàn)場審核時多兩到三倍的文件，這樣你就可以在遠程審核過程中盡可能有效率地向受審核方進行提問。如果受審核方將記錄發(fā)送給你，你可以在審核前就開始進行記錄評審。在可能的情況下，在審核之前就完成對與質(zhì)量管理體系某些低風險方面有關(guān)的文件和記錄的評審，以便在對這些相關(guān)問題進行審核時只占用最少的訪談時間。
不愿意發(fā)送電子郵件文件和記錄
如果受審核方拒絕發(fā)送電子郵件文件和記錄，建議進行屏幕共享，以便于在審核期間對文件和記錄進行評審。可以請求受審核方通過遠程訪問方式以提前對相關(guān)文件和記錄進行評審，而無需下載這些文件和記錄。
揭露更多系統(tǒng)問題而不是績效問題
確保范圍廣泛的記錄得到評審，包括趨勢數(shù)據(jù)。
更大的分心機會
避免在審核員評審文件或記錄時，受審核方長時間坐著等待。當這種情況必須要發(fā)生時，離開虛擬會議會場，待完成文件或記錄評審后，再重新連接進入虛擬會議會場。應(yīng)避免當一個受審核方必須對問題提供一個冗長答案時，讓其他人等待。
（受審核方或?qū)徍藛T）對虛擬環(huán)境感到不便
在第一次虛擬會議之前做一個演練。同時，要了解簡單的故障排除技巧(例如音頻故障，包括雜音和反饋)。讓IT人員在現(xiàn)場隨時提供協(xié)助。
不同的時區(qū)
在安排會議時要考慮時間因素，要知道受審核方所在地的時間情況。當需要在清晨或深夜工作時，審核員應(yīng)適應(yīng)這一新的環(huán)境。
審核最佳實踐
遠程審核就是一種審核，應(yīng)適用于通用的審核最佳實踐。遠程審核不要陷入在審核過程中不使用最佳審核實踐的陷阱，因為遠程審核“就是”案頭審核(遠程、虛擬或電子審核)。
當然，還有更符合虛擬世界的最佳實踐。虛擬審核過程如圖1所示。要特別小心關(guān)注出現(xiàn)不良遠程審核的風險，這種風險可能導(dǎo)致對供應(yīng)商監(jiān)督不夠的風險，也可能使管理者根據(jù)錯誤的審核數(shù)據(jù)做出錯誤決策的風險。
總體來說，以下是一些審核最佳實踐，審核員可將其納入遠程審核活動之中：
總體策劃
除了對不合格材料報告、糾正和預(yù)防措施、糾正措施要求、投訴和其他數(shù)據(jù)進行12個月的評審之外，還要評審最后審核報告，以幫助確定審核策略、關(guān)注重點和制定檢查表。要求做出一個文件矩陣模型，以幫助選擇最佳文件化信息樣本進行評審。
遠程策劃
允許由于評審文件和記錄而打破原有的審核計劃。確保所有審核組成員對于正在使用的平臺感到舒適并在技術(shù)上適應(yīng)。對于客觀證據(jù)的確定可以不同時進行評審，而對于證據(jù)最好與受審核方一起評審。遠程審核為審核員針對某一客觀證據(jù)而提前向受審核方提出問題提供了一個機會，這樣，受審核方可以做好相應(yīng)的準備來接受審核員的評審。
總體執(zhí)行
進行首次會議、末次會議和審核當日會議。將在發(fā)表報告之前，對當天審核發(fā)現(xiàn)進行合，并將討論時間列入審核時間安排中(如果審核組有兩個以上審核員)。在審核過程中，要考慮到受審核方的時間。在審核過程中，要針對多個相關(guān)人員進行訪談，而不僅僅只針對管理者代表進行訪談。在整個審核過程中，要保持雙向而愉快的交談風格。
遠程執(zhí)行
確保在預(yù)定開始時間之前30分鐘允許排除任何意外問題。有時，對于遠程審核結(jié)果必須要進行后續(xù)跟蹤現(xiàn)場審核。如果是這樣的話，那么應(yīng)該在首次會議上說明清楚。
保持審核效率
當你要對相關(guān)信息進行評審時，要有一份文件和記錄的抽樣清單。此外，當有兩個審核員進行遠程審核時，要有一個審核員離線做相關(guān)準備，而另一個審核員則與受審核方進行訪談。然后，第二個審核員可以再登錄到會議上來詢問相關(guān)問題，而第一個審核員便可以下線來評審其他文件化信息。
不要對要求獲取復(fù)雜或高風險區(qū)域的照片或短視頻而感到擔心。受審核方可能會拒絕這一要求，而你又不想輕率地提出這個要求，那么就在評審另外必須要有視覺信息的情況下提出這一要求，這樣就不會使受審核方感到困惑。這一要求可能會導(dǎo)致對于獲取此信息的其他可能選項(例如確定時間、簽署保密協(xié)議和現(xiàn)場訪問安排)進行額外的對話溝通。
整體報告
審核報告應(yīng)包括審核發(fā)現(xiàn)分類定義和預(yù)期答復(fù)時間表，以及與審核目的、范圍、團隊和結(jié)果有關(guān)的詳細和摘要信息。在記錄審核發(fā)現(xiàn)時，相關(guān)說明應(yīng)包括對結(jié)論的要求、所觀察到的內(nèi)容、結(jié)論和理由(用一至兩句話說明)。確保審核報告表有復(fù)選框，以指明此次審核是現(xiàn)場審核，還是遠程審核。
遠程報告
進行屏幕共享，這樣可以使受審核方看到審核員所評審的審核發(fā)現(xiàn)。從審核報告中摘錄審核結(jié)論和審核發(fā)現(xiàn)并放送到屏幕上共享，這樣審核員就可以不必要查找審核報告相關(guān)信息內(nèi)容，來讓受審核方了解到其最關(guān)心的內(nèi)容：審核結(jié)果。
審核發(fā)現(xiàn)整體關(guān)閉
根據(jù)現(xiàn)有程序在預(yù)期時限內(nèi)酌情關(guān)閉審核發(fā)現(xiàn)。雖然相關(guān)照片(如果在審核過程獲得)可能包括在審核報告中，但是請務(wù)必刪除任何發(fā)送給審核員作為客觀證據(jù)的文件，因為這是屬于供應(yīng)商的公司保密信息。
保持良好禮儀
特別強調(diào)保證共享的信息得到保密。取得在屏幕上顯示的任何信息之前，請務(wù)必要求得到授權(quán)。遠程審核要在不易出現(xiàn)背景噪音或光線不足的位置上進行。當有人在講話或演講時，要保持注意力和專注度。要盡一切可能確保沒有因為對審核平臺工作方式缺乏了解而導(dǎo)致的延遲或問題。最后，要經(jīng)常使用“請”和“謝謝”等禮貌用語，從而營造良好的溝通氛圍。
所需時間和準備工作
現(xiàn)場審核和遠程審核比較矩陣(見表1)表明，對于審核過程的各個方面來講，遠程審核比得上現(xiàn)場審核或更復(fù)雜的審核。既然如此，審核員怎么可能會不花那么多時間去做好相關(guān)準備呢?使用這一矩陣模式作為指南，可以有助于確定審核員對于遠程審核的準備重點。
進行有效的遠程審核可能耗時而且困難。如果審核員不能掌握和使用正確的方式，那么就不能達到預(yù)期良好結(jié)果。同時，對于遠程審核所采用的電子平臺感到滿意，并了解故障排除的基本技巧也同樣很重要。通過堅持采用審核最佳實踐，同時識別和減輕在遠程審核中發(fā)現(xiàn)的獨特風險，就可以取得有效的遠程審核結(jié)果。
當風險評估結(jié)果要求一次審核應(yīng)在現(xiàn)場來進行，但是業(yè)務(wù)現(xiàn)實卻表明不可能進行現(xiàn)場審核，而且也沒有辦法推遲審核的情況下，你應(yīng)如何去做?在這種情況下，你就要采取最有效的遠程審核方式，并將遠程審核與其他控制措施有機結(jié)合起來。這種情況的兩個結(jié)果將是有條件地接受新供應(yīng)商，或增加對全新或現(xiàn)有供應(yīng)商的可接受質(zhì)量限制，直到有可能進行現(xiàn)場審核來補充遠程評估為止。
盡管本文重點是關(guān)于如何成功進行供應(yīng)商遠程審核，但是本文所討論的許多原則也適用于在各個現(xiàn)場之間所進行的內(nèi)部審核。
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