企業合規經營的關鍵支柱在于合規體系之搭建。要使合規管理形成企業經營的“防火墻”,保護企業免受因合規風險所帶來的嚴重影響或重大損失,企業應當根據其行業特點和經營管理模式搭建針對性的合規體系。而一個行之有效的合規體系搭建,離不開合理的制度和程序、高層參與、風險評估、盡職調查、培訓和溝通、監督和審核六大組成部分,這六大組成部分也是ISO37301合規管理體系基本要素的要求。具體而言:
01、合理的制度和程序
企業應制定合理的制度和程序,其作為企業合規體系的核心,是企業所有員工履行職責的基本要求。主要分為以下四方面:
(1)企業行為準則,這是企業經營管理和文化建設的綱領性文件,包括企業愿景、使命、核心價值觀、合規方針、社會責任等方面;
(2)企業合規管理制度,這是企業合規部門進行合規管理的程序性規章制度,包括合規組織制度、合規風險管理流程、合規審查流程、違規舉報、調查與處置流程、合規報告程序等方面;
(3)職能部門管理規章,企業不同的職能部門涉及到不同的合規規范的執行與遵守,例如,管理、財務、人事行政、法務、內控等部門均有相對應的合規規范;
(4)業務合規流程,企業各業務領域涉及不同的合規規范,例如傳統的業務合規流程、網絡安全合規流程、產品合規流程、跨境電商領域合規等,具備較強的專業性,往往需要企業合規部門與業務部門合作制定和修改相關的業務合規流程。
02、高層參與
企業合規運作應有高層的參與,形成較為成熟的合規組織體系。高層參與能夠使企業形成上下連貫的合規組織結構,如公司自上而下設立合規委員會、分支機構和職能部門中的合規部門,合規部門直接向公司合規委員會和首席合規官匯報。這樣能夠確保企業管理層及時識別合規風險并采取應對措施。
03、風險評估
定期或不定期地對企業活動中存在的合規風險進行識別與評估。例如,在投融資或收購項目中,企業需要對該項目進行合規風險評估,評估結果作為決策參考,降低企業風險。
04、盡職調查
合規部門針對已存在的合規風險進行調查和研究,形成合規風險報告,并研究制定和實施降低風險的措施。
05、培訓與溝通
企業需要定期組織培訓和溝通,一方面能夠確保員工了解最新的法律法規、監管規定、企業內部規章制度等方面內容;另一方面也能夠保證企業高層管理者與其它層級員工維持一種穩定的溝通,使企業高層管理者的合規理念與態度能夠順暢傳達至企業各層級員工,形成合規文化。
06、監督與審核
企業應建立合規監控體系,包括監督與審核。監督是指企業的高層管理者或員工在進行業務活動時,都應在其職責范圍內進行可持續的管理與監督,檢查每一項業務活動是否存在違規行為。審核是企業對合規管理體系運行情況的評審,企業通過審核及時發現問題并加以整改,有助于持續提升合規管理能力,確保企業的合規體系在全球各地得到了良好的貫徹執行。
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