本期節(jié)目，我們對“7.5.3文件化信息的控制”條款進行解讀。
本條款對文件化信息的控制提出了要求。包括了文件化信息的基本要求，以及使用過程中的管理和控制要求。
1.基本要求
組織對文件化信息的控制的基本要求，包括了保證文件化信息使用的可獲得性，以及文件化信息使用過程中和過程后的規(guī)范性，以及文件的適用性。
(1)可獲得性
文件化信息使用的可獲得性指的是，組織中與能源管理體系相關(guān)的部門，在對能源管理體系相關(guān)文件有使用需求時，可以順利獲取文件化信息，例如將能源管理相關(guān)文件傳至企業(yè)內(nèi)部OA系統(tǒng)，便于各部門相關(guān)人員查閱使用
(2)規(guī)范性
文件化信息使用的規(guī)范性是指，由于組織的文件化信息可能存在不同形式，如電子版文件、紙質(zhì)版文件或相關(guān)影音資料等，因此在能源管理體系文件的使用過程中，可能造成文件破壞，例如紙質(zhì)版文件的丟失或缺頁、Word、Excel電子文檔損壞等。因此，需要制定文件化信息的使用準則，控制文件化信息的使用行為，保證文件化信息在使用過程或使用后的完整性和安全性。
文件適用性應至少包括：文件名稱和編號的準確，以及文件的適用范圍界定清晰明確。
2.文件化信息管控要求
在組織對文件化信息進行管理和控制過程中，可以使用以下的具體控制方式。
(1)分發(fā)、訪問、檢索和使用
在文件化信息的使用過程中，可以采取分發(fā)的形式，例如在進行能源管理體系文件的宣貫時，可以將能源管理體系相關(guān)文件分發(fā)至參與培訓的人員。也可以采用檢索和訪問形式使用，例如上傳至企業(yè)內(nèi)部OA系統(tǒng)中的文件化信息，需要訪問者進入系統(tǒng)查詢并在線預覽電子版文件。
(2)存儲和保護
組織必須制定文件化信息存儲和保護的相關(guān)準則，這有利于在文件化信息發(fā)生變更，或者文件化信息被分發(fā)使用后，保證文件化信息的完整性和安全性。
(3)文件化信息的變更
組織的能源管理體系文件在運行中，需要根據(jù)能源管理體系實際運行情況對文件的內(nèi)容及時變更，這會導致同一文件化信息產(chǎn)生不同版本，隨著工作的深入，版本數(shù)量會逐漸增加，容易造成版本之間的使用混淆，因此要對文件化信息的不同版本進行控制，制定相應的控制準則。
(4)保留和處置
能源管理體系文件化信息在變更后，是否有必要進行保留，或采取何種形式的保留，需要組織根據(jù)自身實際情況確定。如確定不進行保留，可采用銷毀等形式對文件進行處置。如需要保留，可采取紙質(zhì)版存檔或電子版存檔的形式。
3.外部文件化信息的控制
對外部與能源管理體系相關(guān)的文件化信息，組織根據(jù)需要可以轉(zhuǎn)變?yōu)閮?nèi)部文件化的信息，例如法律法規(guī)及標準原文，按照上述要求進行管理。對于其他不需要轉(zhuǎn)化的文件化信息，組織可以制定相關(guān)準則來識別、獲取有關(guān)信息并制定相關(guān)運行準則加以控制，例如當?shù)毓ば挪块T發(fā)布的某些通知要求等。
關(guān)于本期欄目的話題有任何意見或建議，歡迎您在評論區(qū)留言，作者會“不管時間、不顧地點、不論做什么”地與您交流，感謝您的支持與關(guān)注，我們下期見!
中企檢測認證網(wǎng)提供iso體系認證機構(gòu)查詢，檢驗檢測、認證認可、資質(zhì)資格、計量校準、知識產(chǎn)權(quán)貫標一站式行業(yè)企業(yè)服務平臺。中企檢測認證網(wǎng)為檢測行業(yè)相關(guān)檢驗、檢測、認證、計量、校準機構(gòu)，儀器設備、耗材、配件、試劑、標準品供應商，法規(guī)咨詢、標準服務、實驗室軟件提供商提供包括品牌宣傳、產(chǎn)品展示、技術(shù)交流、新品推薦等全方位推廣服務。這個問題就給大家解答到這里了，如還需要了解更多專業(yè)性問題可以撥打中企檢測認證網(wǎng)在線客服13550333441。為您提供全面檢測、認證、商標、專利、知識產(chǎn)權(quán)、版權(quán)法律法規(guī)知識資訊，包括商標注冊、食品檢測、第三方檢測機構(gòu)、網(wǎng)絡信息技術(shù)檢測、環(huán)境檢測、管理體系認證、服務體系認證、產(chǎn)品認證、版權(quán)登記、專利申請、知識產(chǎn)權(quán)、檢測法、認證標準等信息，中企檢測認證網(wǎng)為檢測認證商標專利從業(yè)者提供多種檢測、認證、知識產(chǎn)權(quán)、版權(quán)、商標、專利的轉(zhuǎn)讓代理查詢法律法規(guī)，咨詢輔導等知識。
本文內(nèi)容整合網(wǎng)站：百度百科、搜狗百科、360百科、知乎、市場監(jiān)督總局 、國家認證認可監(jiān)督管理委員會、質(zhì)量認證中心
免責聲明：本文部分內(nèi)容根據(jù)網(wǎng)絡信息整理，文章版權(quán)歸原作者所有。向原作者致敬！發(fā)布旨在積善利他，如涉及作品內(nèi)容、版權(quán)和其它問題，請跟我們聯(lián)系刪除并致歉！
