客觀證據(jù)與抽樣
6 客觀證據(jù)與抽樣
找出：如何識別、抽樣、記錄用于自我評估和獨立第三方審計的客觀證據(jù)。
6.1 客觀證據(jù)的類型
客觀證據(jù)是自我評估和/或?qū)徲嬈陂g收集的可驗證信息、記錄、觀察結(jié)果和/或事實陳述?？陀^證據(jù)可以是定性的，也可以是定量的，按以下一種或一種以上的形式存在：
. 文獻;
. 觀察結(jié)果;
. 證言。
文獻可包括執(zhí)行責(zé)任珠寶業(yè)委員會標(biāo)準(zhǔn)所需的政策與程序，或?qū)嵤┻^程與程序時產(chǎn)生的記錄。
下表提供有關(guān)記錄時段和書面證據(jù)的指導(dǎo)，這些材料應(yīng)作為客觀證據(jù)進行審核。在有些情況下，更早的記錄也可能相關(guān)。
按審計類型分的記錄時段與書面證據(jù)：
自我評估/初步認(rèn)證審計，評估/審計開始前12個月。
中期審核(《實踐準(zhǔn)則》)/監(jiān)督審計(產(chǎn)銷監(jiān)管鏈)，審核/審計開始前12-18個月，取決于中期審核(《實踐準(zhǔn)則》)或監(jiān)督審計(產(chǎn)銷監(jiān)管鏈)的時間安排。
重新認(rèn)證審計，認(rèn)證周期為1年的，審計開始前12個月(僅限于《實踐準(zhǔn)則》)、認(rèn)證周期為3年的，審計開始前36個月。
通過對活動和實踐的觀察收集的信息也可用作客觀證據(jù)。然而，有必要驗證對觀察結(jié)果的理解。
訪談中收集的證言或信息也是客觀證據(jù)的重要來源。證言證據(jù)可通過審核記錄、觀察活動或 訪談其他人員加以驗證。
客觀證據(jù)用于支持評定對規(guī)定的符合性，至關(guān)重要的是清晰、明了地記錄客觀證據(jù)。所獲取的信息可包括文獻、表格、記錄、已驗證的事實陳述或觀察結(jié)果的打印稿或電子版。
6.2 客觀證據(jù)的收集與抽樣
無論是會員為自我評估收集客觀證據(jù)的過程，還是審計方在審計過程中收集客觀證據(jù)的過程，均需要采用一定程度的抽樣。這可能是文獻與記錄的樣本，選擇有代表性的人員進行訪談，或觀察關(guān)鍵職能部門。抽樣方法需要確保使用有代表性的樣本，不具任何偏見。
從根本上來講，樣本必須足以客觀地支持對要求的符合性或不符合性。樣本容量，尤其是相對于抽樣總體而言，自然會影響對審計結(jié)果的置信。樣本容量需要足以提供合理的置信水平，相信其能代表更大的組。
抽樣可基于使用判斷力或采用統(tǒng)計技術(shù)。例如，一條指導(dǎo)原則是抽樣相關(guān)總記錄的平方根。然而，對于大量的一致記錄，樣本即使很少也可能足夠。抽樣應(yīng)獲取足夠證據(jù)，驗證制度和過程存在且有效。
重要的是，需要理解收集客觀證據(jù)的真正過程涉及與人和技術(shù)技能的互動。如果收集了錯誤信息，即使強大的溝通、質(zhì)疑、傾聽和觀察技能也會變得無效。檢查清單使用不當(dāng)會導(dǎo)致對評估、結(jié)論和報告撰寫記錄不足。
記住，客觀證據(jù)必須是以下所有內(nèi)容：與評估范圍的時間段相關(guān);與評估或驗證內(nèi)容相關(guān);可追溯;清晰、不模糊。
證據(jù)的例子包括但不限于：組織結(jié)構(gòu)圖，概述組織架構(gòu)、職責(zé)和職權(quán);描述會員產(chǎn)品和工藝的詳細(xì)信息;法定許可、執(zhí)照或其他授權(quán)和相關(guān)文件及通信文件;先前評估的審核;按照其他認(rèn)可體系開展的相關(guān)認(rèn)證的審計報告;與包括附近居民和其他利益相關(guān)方在內(nèi)的各當(dāng)事方溝通;風(fēng)險評估記錄。
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