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數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下的管理體系認證審核

   日期:2024-08-18 22:53:31     來源:《中國認證認可》雜志 2024年第5期     作者:中企檢測認證網(wǎng)     瀏覽:0    評論:0
核心提示:近年來,互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能、區(qū)塊鏈等技術(shù)在各領(lǐng)域不斷發(fā)展應(yīng)用,國家十四五規(guī)劃提出構(gòu)建產(chǎn)業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展體系的戰(zhàn)略部署

近年來,互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能、區(qū)塊鏈等技術(shù)在各領(lǐng)域不斷發(fā)展應(yīng)用,國家“十四五”規(guī)劃提出“構(gòu)建產(chǎn)業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展體系”的戰(zhàn)略部署,我國企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型正日趨深化,數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必然選擇。

企業(yè)通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型,其業(yè)務(wù)模式、生產(chǎn)運營流程、管理體系等進行了重構(gòu)和創(chuàng)新,系統(tǒng)平臺、技術(shù)、數(shù)據(jù)日益發(fā)揮出重要作用,使企業(yè)運營更加簡潔、高效、智能,隨之誕生出無人工廠、黑燈工廠、無人碼頭、無人變電站等。企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型也必然對管理體系認證審核提出新的挑戰(zhàn)和要求,我們亟須思考和探索數(shù)字化轉(zhuǎn)型企業(yè)的審核思路和方法。

一、數(shù)字化轉(zhuǎn)型企業(yè)管理體系

認證審核特征

筆者參加了幾次電網(wǎng)企業(yè)資產(chǎn)管理體系認證審核,該企業(yè)的關(guān)鍵資產(chǎn)為輸電、變電、配電設(shè)備,資產(chǎn)規(guī)模大、類型多、分布廣且每年有大量新增投資項目,資產(chǎn)管理難度大,企業(yè)已采用數(shù)字化資產(chǎn)管理系統(tǒng),企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型涉及業(yè)務(wù)流程、技術(shù)平臺、組織架構(gòu)等多個方面。企業(yè)數(shù)字化系統(tǒng)不斷迭代升級,審核期間企業(yè)在原有資產(chǎn)管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上進行了業(yè)財協(xié)同管理功能的優(yōu)化升級,同時針對組織機構(gòu)改革、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化進行升級改造。

通過認證審核,筆者了解到數(shù)字化轉(zhuǎn)型企業(yè)管理有以下幾個特征:

一是業(yè)務(wù)在線。企業(yè)所有的管理流程、文件、信息均在管理系統(tǒng)中在線實現(xiàn),資產(chǎn)的類型、數(shù)量、位置、狀態(tài)、缺陷、價值等信息均在線錄入、查詢、使用。在審核資產(chǎn)規(guī)劃過程時,審核員在線查閱發(fā)現(xiàn),企業(yè)制定了《投資管理規(guī)定》《配電網(wǎng)統(tǒng)一規(guī)劃實施細則》《電網(wǎng)規(guī)劃工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)書》《配電網(wǎng)統(tǒng)一規(guī)劃實施細則》《電網(wǎng)基建項目前期管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)書》《配電網(wǎng)規(guī)劃工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)書》等文件,進行了“十四五”及中長期發(fā)展規(guī)劃研究,審核員由此可清晰地了解企業(yè)在規(guī)劃可研階段是否考慮了資產(chǎn)全生命周期經(jīng)濟效益,以及企業(yè)在資產(chǎn)投運前的管控保障、審批及過程控制,還有企業(yè)對資產(chǎn)投資運行績效、項目整體推進過程控制、投資成本控制、資產(chǎn)后續(xù)價值管理等情況。

二是系統(tǒng)自帶統(tǒng)計分析功能,業(yè)務(wù)可視化。在審核資產(chǎn)運維過程消缺管理時,審核員了解到企業(yè)制定了《缺陷定級管理辦法》《設(shè)備缺陷定級標準》,通過電網(wǎng)管理平臺監(jiān)管,采取紅綠燈分級管理。審核員抽查資產(chǎn)管理平臺消缺管理實時信息,發(fā)現(xiàn)有未消缺紅燈缺陷(重大、緊急),可方便地查詢出當前全部未消缺紅燈缺陷的數(shù)量、問題、原因、數(shù)量、位置等相關(guān)信息。通過查詢電網(wǎng)管理平臺系統(tǒng),顯示有4項紅燈缺陷未消缺待安排,其中2處重大缺陷發(fā)現(xiàn)后長時間未消缺,不符合《缺陷管理辦法》重大缺陷處理時限的規(guī)定。審核組針對該問題開具了書面不符合,企業(yè)通過整改,加強了重大缺陷消缺過程的管理。

三是管理標準化、自動化。企業(yè)內(nèi)部工作按照流程方法進行定義并通過IT工具固化下來。企業(yè)資產(chǎn)管理系統(tǒng)具有資產(chǎn)全生命周期管理的功能,包括信息化管理、數(shù)字化管理、規(guī)劃管理、項目管理、投資管理、基建管理、數(shù)字供應(yīng)鏈、運維管理、報廢處置、營銷管理、基礎(chǔ)應(yīng)用等功能模塊。企業(yè)的資產(chǎn)分類統(tǒng)一定義,業(yè)務(wù)流程標準化并按照固定的流程自動流轉(zhuǎn),提高了管理的一致性和協(xié)同性。企業(yè)不同部門相同的資產(chǎn)管理活動和管理流程具有一致性,審核員可以清晰地看到資產(chǎn)全生命周期的管理,有利于審核員對其管理過程進行深入甚至跨部門審核。

四是新技術(shù)不斷創(chuàng)新應(yīng)用。在審核運維過程和監(jiān)視測量過程時,審核員了解到該企業(yè)數(shù)字化運維水平不斷提升,配置智能圖像視頻終端,應(yīng)用圖像/視頻監(jiān)測、無人機、遠方巡視操作、自動化技術(shù)、三維建模,實施無人機巡檢,對關(guān)鍵重要線路通道、隱患點、重載線路交叉跨越導(dǎo)線位置進行在線監(jiān)控。審核員通過視頻監(jiān)測系統(tǒng),對資產(chǎn)運維作業(yè)現(xiàn)場、關(guān)鍵線路資產(chǎn)管理狀況進行在線實時審核。

二、數(shù)字化管理模式

通過審核實踐,筆者認為數(shù)字化系統(tǒng)不僅是企業(yè)提升管理水平的工具,也可以成為審核員現(xiàn)場審核的工具,為審核所用,幫助審核員提高認證審核的有效性,主要表現(xiàn)在以下幾方面:

第一,由于數(shù)字化系統(tǒng)具有可視化,便于審核員全面掌握企業(yè)的管理信息,方便審核證據(jù)的收集。審核員可以方便、快捷地實現(xiàn)對企業(yè)資產(chǎn)全生命周期管理過程的審核,快速查閱資產(chǎn)管理的各類要求和文件,查看資產(chǎn)、資產(chǎn)管理信息,抽查資產(chǎn)全生命周期過程控制記錄、過程控制、監(jiān)視測量、風險管控、資產(chǎn)價值管理的相關(guān)信息,實現(xiàn)資產(chǎn)全生命周期資產(chǎn)管理相關(guān)審核證據(jù)的收集,提高審核的有效性。

第二,利用數(shù)字化系統(tǒng),方便審核員實現(xiàn)對“標”審核。這里的標首先是指企業(yè)對某過程的管理準則、規(guī)范、要求,因為企業(yè)資產(chǎn)管理的相關(guān)文件制度、業(yè)務(wù)流程等都是在數(shù)字化系統(tǒng)中生成、發(fā)放、流轉(zhuǎn),內(nèi)容全面,查詢方便;其次是企業(yè)不同的電網(wǎng)公司、不同部門的同一類資產(chǎn)管理活動,其管理活動具有高度相似性,方便審核員進行橫向?qū)耍M行深入審核。

第三,數(shù)字化技術(shù)不斷創(chuàng)新應(yīng)用,可以幫助審核員在辦公室就可以實現(xiàn)對遠程資產(chǎn)管理狀態(tài)、資產(chǎn)管理作業(yè)現(xiàn)場在線實時審核或視頻回放,另外電網(wǎng)資產(chǎn)分布場所多、線路長且資產(chǎn)運維作業(yè)為間斷性作業(yè),通過新技術(shù)的應(yīng)用,可以幫助審核員減少路途時間,并且能真實地審核到資產(chǎn)管理現(xiàn)場情況。

第四,利用數(shù)字化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析、數(shù)據(jù)比對、問題報警功能,審核員不僅能看到企業(yè)資產(chǎn)管理的歷史數(shù)據(jù)、實時狀態(tài),還可以看到數(shù)據(jù)總量、問題量、完成比率、問題占比、缺陷狀態(tài)、發(fā)展趨勢、管理時間節(jié)點等,如資產(chǎn)利用率、維修率等,信息更加便捷、全面、即時、真實、準確,基于風險點、問題點審核,可以實現(xiàn)追溯性審核,了解企業(yè)資產(chǎn)管理決策的科學(xué)性、合理性以及變化情況,便于形成審核發(fā)現(xiàn)。

第五,利用數(shù)字化系統(tǒng)協(xié)同、共享的特點,可以方便實現(xiàn)跨部門、協(xié)同管理的審核。資產(chǎn)管理體系需要對資產(chǎn)的實物管理、價值管理進行審核,在傳統(tǒng)資產(chǎn)管理實踐中,實物資產(chǎn)管理和財務(wù)價值管理通常由不同部門、不同職責的人員負責,資產(chǎn)價值管理一般由財務(wù)部門負責。企業(yè)利用數(shù)字化管理系統(tǒng),打通了部門墻,審核員可以很方便地實現(xiàn)資產(chǎn)全生命周期實物管理和財務(wù)價值管理的審核。

三、數(shù)字化管理模式

對認證審核工作的挑戰(zhàn)

數(shù)字化系統(tǒng)的應(yīng)用,對認證審核既有有利的一面,也帶來了新的挑戰(zhàn),主要有以下幾方面:

資產(chǎn)管理流程模塊化使管理職責進一步細化,不同模塊由專人專責,審核時涉及的模塊多、人員多,需要進行充分的審核策劃,審核思路要清晰,要準確把握去哪審、審什么;

由于數(shù)字化管理系統(tǒng)信息輸出為串行,不容易實現(xiàn)并行,各種流程、模塊、表單需要由專責人員在其模塊中逐一打開展示,過程文件、記錄多,數(shù)據(jù)量大,如果審核員對系統(tǒng)流程模塊不了解、對審核內(nèi)容把握不精準、對審核節(jié)奏掌控不佳,將會影響審核效率;

數(shù)字化轉(zhuǎn)型后企業(yè)的資產(chǎn)管理是多維度的,管理體系+數(shù)字化系統(tǒng)+管理方法和工具,如LCC、資產(chǎn)墻、敏感性分析等,使資產(chǎn)管理水平有了大幅提升,因此企業(yè)對管理體系認證審核的質(zhì)量和水平將有更高的要求,希望審核老師能夠幫助企業(yè)對其管理提升有深度發(fā)現(xiàn)。因此,審核員也需要更加深入地學(xué)習、掌握企業(yè)管理的相關(guān)工具、方法、知識,了解數(shù)字化管理流程及相關(guān)知識,才能更好地滿足客戶高質(zhì)量認證服務(wù)需求。

四、數(shù)字化模式下

管理體系審核思路和方法

通過總結(jié)數(shù)字化系統(tǒng)對認證審核的優(yōu)勢和挑戰(zhàn),筆者認為審核員要開展好基于數(shù)字化型企業(yè)資產(chǎn)管理體系審核,要做好以下幾點:

(一)加強溝通,了解企業(yè)數(shù)字化管理模式

一是在審核前的策劃階段,審核組長要與企業(yè)進行充分溝通,了解企業(yè)數(shù)字化管理模式、管理架構(gòu)、資產(chǎn)管理數(shù)字化系統(tǒng)的流程、功能模塊、管理職責的設(shè)置、關(guān)鍵資產(chǎn)及關(guān)鍵資產(chǎn)管理過程等,以確保審核計劃安排的科學(xué)性、合理性。二是審核組到達審核現(xiàn)場后,在現(xiàn)場審核開始前要與受審核部門負責人進行前期溝通,因為基于數(shù)字化系統(tǒng),企業(yè)的職責分工更加細化,而且企業(yè)的信息都在數(shù)據(jù)庫中,并且由于有信息安全要求,審核資料很難提前集中準備,通過溝通可以幫助審核員整體了解受審核部門或過程的基本情況,理清審核路線,把握關(guān)鍵點。三是要了解企業(yè)數(shù)字化系統(tǒng)在管理體系中的應(yīng)用情況,如該電網(wǎng)企業(yè)資產(chǎn)數(shù)字化管理系統(tǒng)與標準8.1運行的策劃與控制,7.6文件化信息,9.1監(jiān)視、測量、分析與評價的關(guān)聯(lián)度比較高,對這些過程實施審核時,審核員要注意利用好數(shù)字化系統(tǒng)。

(二)調(diào)整審核方法,以“數(shù)字化管理系統(tǒng)審核為主、傳統(tǒng)審核方法為輔”的形式開展審核

在審核中,資產(chǎn)管理數(shù)字化系統(tǒng)既是審核工具又是受審核對象,審核員除了與受審核方交流,同時要深入到資產(chǎn)管理信息化系統(tǒng)和流程中審核,利用數(shù)字化管理系統(tǒng)進行人機交互式審核,通過數(shù)字化系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程抽查,由受審核方現(xiàn)場操作演示系統(tǒng)和流程,在系統(tǒng)中查詢資產(chǎn)管理流程、文件、記錄、資產(chǎn)數(shù)據(jù)信息、價值成本管理信息等,同時結(jié)合實地現(xiàn)場觀察、與受審核方交談、成文信息的查閱等傳統(tǒng)審核方法。

(三)基于風險的思維進行審核

數(shù)字化系統(tǒng)中有大量的數(shù)據(jù),審核員要想在有效的審核時間里抓取關(guān)鍵審核證據(jù),就要理清楚企業(yè)的關(guān)鍵資產(chǎn)、關(guān)鍵流程、關(guān)鍵信息點,理清審核思路,用基于風險的思維進行科學(xué)抽樣,如優(yōu)先抽取價值高、風險大、關(guān)鍵度高的關(guān)鍵資產(chǎn)、關(guān)鍵過程,以及高風險點、變更的管理,同時利用數(shù)字化系統(tǒng)即時分析、信息量大、數(shù)據(jù)展示方便、有偏差提醒等優(yōu)勢,提高審核效率。

(四)采用以問題為導(dǎo)向的追溯性審核方法

因為企業(yè)的管理流程標準化、模塊化并不斷升級優(yōu)化,從管理流程上不容易發(fā)現(xiàn)問題,審核員不宜采用蜻蜓點水、面面俱到的審核方式,而應(yīng)深入過程進行審核,采用過程方法、以問題為導(dǎo)向?qū)徍恕T谙到y(tǒng)中,可以抽取關(guān)鍵項目,追溯審核其全生命周期管理,或者抽查關(guān)鍵風險點、問題點,以問題為導(dǎo)向,針對企業(yè)管理的薄弱環(huán)節(jié)開展審核,幫助審核員提出有價值的審核發(fā)現(xiàn),從而體現(xiàn)認證審核的價值。

(五)審核員要注意把握審核節(jié)奏

受審核方在系統(tǒng)中展示資料時,因為數(shù)據(jù)庫中的信息量非常大,審核員要發(fā)揮主導(dǎo)作用,把握審核的關(guān)鍵點,注意及時做出合理判斷,抓取關(guān)鍵審核證據(jù),無關(guān)緊要的資料可以不查詢,必要時可引導(dǎo)受審核方終止無關(guān)信息的展示,以提高審核效率。

(六)注意信息安全、數(shù)據(jù)保密和知識產(chǎn)權(quán)保護

企業(yè)的數(shù)字化管理系統(tǒng)、管理工具的設(shè)置和應(yīng)用,是企業(yè)的商業(yè)秘密,可能會有一些敏感數(shù)據(jù),企業(yè)對信息安全、數(shù)據(jù)安全有嚴格的管理要求,有的企業(yè)未經(jīng)批準不允許文件、數(shù)據(jù)下載,審核員要對在認證過程中所獲信息履行保密職責,審慎使用。

結(jié)語

隨著信息化、數(shù)字化技術(shù)的不斷創(chuàng)新和應(yīng)用,未來將有更多企業(yè)的經(jīng)營管理向著更高集成化、智能化、可靠性方向發(fā)展。

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下,管理體系審核員也要與時俱進,不斷學(xué)習,既要掌握標準化知識、資產(chǎn)管理知識,也要了解信息化、數(shù)字化技術(shù),在審核實踐中創(chuàng)新審核思路和方法,為數(shù)字化轉(zhuǎn)型企業(yè)提供高質(zhì)量的管理體系認證服務(wù),助力企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

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