商業(yè)秘密是企業(yè)的重要無形資產(chǎn)，已經(jīng)成為其在市場競爭中的有力武器。企業(yè)對商業(yè)秘密的管理程度，無疑反映出企業(yè)整體的管理水平，更是企業(yè)凸顯核心競爭力的重要管理機制。商業(yè)秘密保護與管理機制已是企業(yè)一把手來抓的重點之一，這在我們的一手調(diào)研中得到直接印證。
如何梳理風(fēng)險、制定保護機制?怎樣分級和固化商業(yè)秘密元數(shù)據(jù)?管理機制、管理流程和制度如何準確、高效銜接?本文結(jié)合理論與實踐，回答上述這些對企業(yè)切實落地商業(yè)秘密保護而言意義非凡的問題。
本文以科創(chuàng)企業(yè)為例，從商密風(fēng)險防范及管理的企業(yè)場景出發(fā)，梳理風(fēng)險點。同時，從商業(yè)秘密數(shù)據(jù)的定級、固化以及員工意識培養(yǎng)三個維度為大家提供建議。
風(fēng)險梳理體系
01.商業(yè)秘密保護之于科創(chuàng)型企業(yè)的重要性
科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，科技人才快速流動，科創(chuàng)企業(yè)在對外進行技術(shù)合作或技術(shù)許可時，以及核心技術(shù)人員離職后引發(fā)商業(yè)秘密糾紛等情形時常發(fā)生。科技創(chuàng)新型企業(yè)發(fā)展過程中實際面臨的挑戰(zhàn)，決定了企業(yè)商業(yè)秘密保護需求之重要性和迫切性。
從企業(yè)屬性看，科創(chuàng)型企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展快、產(chǎn)品更新?lián)Q代快，需要短時間內(nèi)召集有經(jīng)驗的人才、快速提取智力內(nèi)容，營造有利于創(chuàng)造的環(huán)境，實現(xiàn)產(chǎn)品的高速復(fù)制。反向工程對標分析是這類創(chuàng)新性企業(yè)技術(shù)開發(fā)過程當中的常用方式，目的是不斷迭代、尋求突破，第一時間掌握核心技術(shù)，從而形成追趕龍頭的加速度，成為中國乃至世界賽道的創(chuàng)新引領(lǐng)者。
對于這樣的企業(yè)，商業(yè)秘密的價值遠遠前置于產(chǎn)品實現(xiàn)市場價值的過程，因為產(chǎn)品可能在數(shù)年之后才會落地、產(chǎn)生現(xiàn)金流。在此過程中，如果商業(yè)秘密被侵害，不僅影響產(chǎn)品的價值，企業(yè)的生存與穩(wěn)定發(fā)展甚至也會受到意料之外的阻力。
需要強調(diào)的是，商業(yè)秘密可能隨著人員的流動被帶走。對企業(yè)主而言，一方面要留住人才，另一方面也要尋找快速汲取人才技能的應(yīng)對之法。難點在于，一是如何清楚區(qū)分人本身的技能和商業(yè)秘密;二是科創(chuàng)型企業(yè)的研發(fā)人員占比重、涉及人員多，商業(yè)秘密以各種形式散落在各個角落，同時新的商業(yè)秘密也在企業(yè)的發(fā)展過程中不斷生成，導(dǎo)致商業(yè)秘密的保護看似無從著手。
盡管面臨著種種困難，越來越多的科創(chuàng)企業(yè)管理者有建立商業(yè)秘密管理體系的意識，并且花精力、肯投入。但這并非管理者個人的事，它需要集團眾多部門和人員通力合作，而需要正視和警惕的是，初創(chuàng)型企業(yè)的組織架構(gòu)未必百分百完善。從商業(yè)秘密管理的支持部門來講，有的初創(chuàng)型企業(yè)完全傾斜于研發(fā)，甚至法務(wù)部、知識產(chǎn)權(quán)部、人事部、合規(guī)部等的配置并未齊全，比如法務(wù)部兼顧知識產(chǎn)權(quán)部，面向成百上千的研發(fā)人員，專項事務(wù)只有一兩個人應(yīng)對。
這種情況下，要高效建立和完善商業(yè)秘密管理體系，并在日常具有實操性，做到防患于未然，保障追溯和留痕，且不至于禁錮組織內(nèi)分享和創(chuàng)造的活力，要求不可謂不高。
02.“三個流”的商業(yè)秘密風(fēng)險梳理體系
商業(yè)秘密在產(chǎn)生和使用過程中形成，只有在流動中才產(chǎn)生價值。
建立商業(yè)秘密保護以及防泄漏等機制，源頭在于，甄別什么是商業(yè)秘密?商業(yè)秘密屬于什么密級?
商業(yè)秘密在業(yè)務(wù)流程中產(chǎn)生，無論是怎樣的業(yè)務(wù)流程，總體可以被透視和歸納為：信息流、人才流、物理流：
信息流：不同主體產(chǎn)生的信息在內(nèi)外部交互;
人才流：人員的流動，包括招聘、換崗、離職等;
物理流：所有可能涉及商業(yè)秘密的載體與可能接觸到這些載體的空間、事件，比如：訪客接待、研發(fā)空間管理、工廠管理、圖紙管理等。
用這三個“流”透視業(yè)務(wù)流程，并在甄別的商業(yè)秘密元數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上設(shè)置關(guān)鍵節(jié)點管理措施，使得制定的商業(yè)秘密保護機制落到實處。
對技術(shù)型公司而言，理清商業(yè)秘密的產(chǎn)生與使用方法，最關(guān)鍵的是梳理與關(guān)注“信息流”和“人才流”。
信息本身由人產(chǎn)生，所以信息流和人才流關(guān)系密切。假設(shè)某位員工從一個項目調(diào)整至另一個項目或離職等，人才流的保密機制就會啟動，是故信息流和人才流環(huán)環(huán)相扣。
信息流聚焦于源頭，即根據(jù)產(chǎn)生的主體來鎖定主體，觀察分析該主體在具體的業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的新信息，以及以何種方式和載體呈現(xiàn)。
信息流梳理可以采用從上至下的透視方式層層剝離。不同企業(yè)的功能和交互千差萬別，筆者在經(jīng)過十數(shù)個案例訪談后，總結(jié)出如下技巧訣竅——明確生成潛在商業(yè)秘密信息最多的部門是哪個，比如研發(fā)部門內(nèi)最多，同時研發(fā)部門和其他部門交互也較多，甚至涉及較頻繁的外部交互。那么交互傳遞了哪些信息?過程中，內(nèi)部和外部產(chǎn)生了什么風(fēng)險?可據(jù)此梳理，層層明確。
在研發(fā)部門內(nèi)部的不同項目組中，比如按照工種分為算法、軟件工程、光學(xué)鏡頭設(shè)計、機電設(shè)計等。一種常見風(fēng)險是，盡管有不同分工和各自職責(zé)所在，但是所有項目人員可以無差別獲得所有材料;另一個風(fēng)險點是，研發(fā)人員要對采購部、生產(chǎn)部等其他部門人員發(fā)指令，即部門內(nèi)信息分發(fā)至所有其它相關(guān)部門。
企業(yè)內(nèi)部各部門間的信息交互尚且風(fēng)險可控，而另一方面，一旦涉及研發(fā)人員因產(chǎn)品定制等客觀需求與供應(yīng)商等外部交互時，情況會更加復(fù)雜。供應(yīng)商從前期與研發(fā)部門單向聯(lián)系，轉(zhuǎn)變?yōu)橹泻笃谂c品控部、采購部等內(nèi)部多個部門多線溝通，信息分發(fā)面不斷擴大;供應(yīng)商的管控難度有增無減，如果供應(yīng)商相對集中，企業(yè)過于依賴少數(shù)供應(yīng)商，甚至?xí)窒碚钻P(guān)鍵物料，在雙方保密協(xié)議不到位，或者保密條款落實不到位，或者缺少核心零部件供應(yīng)商的定期保密審計等情況下，很容易造成商業(yè)秘密泄露。
另外，對商業(yè)秘密本身的識別不夠透徹，也可能導(dǎo)致風(fēng)險。例如，客服人員帶著完整產(chǎn)品到達客戶場域調(diào)試，現(xiàn)場根據(jù)實際問題產(chǎn)出的解決方案沒有被固化，久而久之，積少成多，可能造成嚴重后果。
沿著信息流，按照內(nèi)外部使用信息不妥當，以及商業(yè)秘密未得到識別兩大類風(fēng)險進行梳理，可以形成完整的風(fēng)險報告，這在之后制定體系機制和明確各部門負責(zé)人的責(zé)任范圍時，將其作為企業(yè)“信息流”“人才流”具體情況的分析基礎(chǔ)。
03.小結(jié)
在企業(yè)不斷發(fā)展、創(chuàng)新產(chǎn)品持續(xù)迭代升級的當下，過程中所產(chǎn)生的數(shù)量龐大的商業(yè)秘密，需要切實可行的管理流程和措施，便于企業(yè)方厘清等級并實施保護。這對企業(yè)主、相關(guān)負責(zé)人甚至普通公司員工，提出了更細節(jié)、細致的要求。
元數(shù)據(jù)的密級與固化
01.商業(yè)秘密元數(shù)據(jù)的密級確定
商業(yè)秘密在動態(tài)中產(chǎn)生并發(fā)揮作用，其核心本質(zhì)是技術(shù)的源頭。比如研發(fā)人員在項目進程中產(chǎn)生的所有信息，即商業(yè)秘密的基礎(chǔ)來源，本質(zhì)上都是保密信息。在技術(shù)和產(chǎn)品開發(fā)過程中，部分信息可能面臨在第二階段被公開，作為對外宣傳和客戶需要的信息，類如設(shè)備的安裝參數(shù)，設(shè)備的功耗、能耗和性能等。
極端一點說，反向工程可以獲得的所有技術(shù)秘密，必須要在某一階段根據(jù)專利布局的需求，進行專利保護。換言之，原始保密信息中，若是不必要公開及不用專利保護的，始終屬于企業(yè)的商業(yè)秘密。保密信息產(chǎn)生到專利申請完成的中間過程可能會持續(xù)一定時間，期間所有信息都是商業(yè)秘密保護的對象。鎖定保護對象的一個重要概念是“商業(yè)秘密元數(shù)據(jù)”。
面對數(shù)量眾多的商業(yè)秘密，確定密級很重要，類似日常管理中要提高效能：并非所有東西都值得管理，也絕非以統(tǒng)一標準實施管理。比如，一些項目負責(zé)人傾向于對所有保密信息都用絕密的方式實施保護，導(dǎo)致非常大的管理成本投入。分層管理商業(yè)秘密才是效率最大化的明確之舉。
值得一提的是，并非項目中的每個人都需要具備識別商業(yè)秘密及分等級的能力或承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，更有效的方式是由研發(fā)負責(zé)人統(tǒng)籌密級。因為密級的定義并不容易，其難點在于，將不同類型的商業(yè)秘密放入同一個等級體系，這一過程存在很多方法論，例如技術(shù)和產(chǎn)品結(jié)構(gòu)分析、與競爭對手相比的優(yōu)劣勢比較，需要緊扣產(chǎn)品本身和核心賣點進行綜合考慮。評估可以量化成打分制，既需要企業(yè)端的技術(shù)人員、產(chǎn)品經(jīng)理，也需要律所等專業(yè)機構(gòu)的專利和技術(shù)分析人員，共同商議決定。
例如前述的客戶調(diào)試現(xiàn)場，客服人員可以將商業(yè)秘密元數(shù)據(jù)固定下來，其密級根據(jù)本身價值確定，存在共性的問題或?qū)Ξa(chǎn)品迭代有較大啟示的內(nèi)容，定為“機密”;普遍的個案問題定為普通商業(yè)秘密。
比如，芯片研發(fā)制造領(lǐng)域，核心原理都掌握在排名靠前的國際企業(yè)手中。如果一家芯片檢測設(shè)備供應(yīng)商經(jīng)過多年投入和研發(fā)，獲得一種獨一無二的檢測方案，可以提高檢測準確度和反應(yīng)度，從而提升檢測效率，可以定為“絕密”級別的商業(yè)秘密;原理的載體(如紙質(zhì)圖紙、數(shù)據(jù)化圖紙)，以及測試時的各種數(shù)據(jù)和算法模型，和其存放的數(shù)據(jù)庫、代碼庫，可根據(jù)具體情況定為“機密/絕密”級別;系統(tǒng)背后的光學(xué)和機械部件等關(guān)鍵客制化組件，可定在“機密”級別。
02.商業(yè)秘密元數(shù)據(jù)固化
商業(yè)秘密的權(quán)限范圍、密級、載體以及保護方式，最終可通過Excel工作表等形式呈現(xiàn)，重點是描述的到位程度和全面性，好比是給IT和信息安全部的一個指令表，對方可以根據(jù)表上要求進行實操，有助于商業(yè)秘密保護的實際落地。
此處有兩個訣竅。如果沿著一條技術(shù)線厘清某個產(chǎn)品或項目后，公司內(nèi)部其他技術(shù)和產(chǎn)品的相關(guān)保護流程具備一定的可類比性，某種程度上可舉一反三。
此外，商業(yè)秘密和專利存在動態(tài)切換，需要協(xié)同保護。在識別商業(yè)秘密元數(shù)據(jù)時，建議將專利狀態(tài)與專利進程的過程保護系統(tǒng)實行對接，做好商業(yè)秘密留痕到主動通過專利化公開的記錄。
固化以外，可以通過保密信息分層的方式制定保密流程。結(jié)合保密信息機制的“最小化”和“只知道必須知道”的原則，大大降低管控成本。比如食品、飲料相關(guān)企業(yè)的配方管理：公司只有少數(shù)幾個人知道其配方本身，大多數(shù)員工只知道其中一部分;配方存在數(shù)個甜味不同子配方;工廠不同生產(chǎn)線掌握不同配方要素，需要特定加工指標以及調(diào)配方式指引，最終產(chǎn)出產(chǎn)品。總而言之，沒有任何一人能從頭至尾掌控全流程，每一層級對應(yīng)不同信息。
另一個常見案例是財務(wù)報表。財務(wù)報表一般建議采取瀑布式分拆，根據(jù)不同職位、按照“必須知道”的原則進行。比如，銷售只知道售價，但不知道成本，必須和知曉成本端信息的市場部門人員進行制度化隔斷，例如簽訂保密協(xié)議。
有了組織架構(gòu)和管控機制，下一步是如何真正在業(yè)務(wù)流程中落地?
一個關(guān)鍵概念是——設(shè)置IP控制點，在特定節(jié)點上，必須要執(zhí)行跟商業(yè)秘密保護或者是專利化有關(guān)的具體動作。比如項目立項時，應(yīng)確定商業(yè)秘密元數(shù)據(jù)負責(zé)人是否為項目負責(zé)人;拿到項目初審報告時，商業(yè)秘密元數(shù)據(jù)以及背后可能存在的專利意向，包括其密級等，應(yīng)該有相應(yīng)的記錄和更新;項目過程中，出現(xiàn)人員調(diào)動、轉(zhuǎn)崗或離職情況，人才流設(shè)置的IP控制點立即啟動。
03.員工的商業(yè)秘密保護意識培養(yǎng)
幫助員工提高對商業(yè)秘密保護的認知和意識，至關(guān)重要。
企業(yè)商業(yè)秘密保護的落地，從人才選擇的環(huán)節(jié)就已經(jīng)開始——人員來自哪類公司，決定了他對商業(yè)秘密保護意識的起點。在整個商業(yè)秘密管理體系中，除了員工保密意識的培訓(xùn)外，在商業(yè)秘密元數(shù)據(jù)以及商業(yè)秘密和專利協(xié)同保護層面，也應(yīng)安排深入的培訓(xùn)。一般培訓(xùn)形式是教授和問答為主，結(jié)合考評進行培訓(xùn)效果驗收。同時，教導(dǎo)和警示要從入職第一天開始，比如要求研發(fā)人員不可與外部人員單獨會議。類似的教育要貫穿職業(yè)生涯始終，形成商業(yè)秘密保護的企業(yè)文化。
改變可以從企業(yè)自我診斷開始：企業(yè)一把手對商業(yè)秘密管控的重視程度如何?如果理念不到位，怎樣去影響和提升?如果公司內(nèi)部還沒有管理體系，首先明確商業(yè)秘密含金量最高的部門是哪些?重點的產(chǎn)品線能否做試點、立榜樣，形成最佳實踐?如何與客戶在商業(yè)秘密保護的理念上達成共識、實現(xiàn)同步?如何利用業(yè)務(wù)方面的痛點，采用“三個流”(“信息流”“人才流”“物理流”)方式進行風(fēng)險梳理?能夠內(nèi)部完成還是需要借力外部專業(yè)團隊?
同時，群眾的眼睛是雪亮的。可以詢問員工，從他們的觀察視角如何評價公司的商業(yè)秘密保護意識和能力?有哪些需要改進的地方?從前的工作經(jīng)驗中有哪些可借鑒的經(jīng)驗教訓(xùn)?
當然，各家公司情況各異，一定程度上尋求專業(yè)機構(gòu)的客制化、高效化的支持，可以事半功倍。
04.小結(jié)
值得強調(diào)的是，任何理念和方法的意義在于實踐。借用管理界鼻祖彼得·德魯克的話：管理是一種實踐，其本質(zhì)不在于知道，而在于行;其驗證不在于邏輯，而在于成果。
從當下開始梳理風(fēng)險、制定相關(guān)保護機制并尋求落地之法，不斷在過程中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，人和事的管理高效配合，使商業(yè)秘密管理機制如虎添翼。
(原標題：從風(fēng)險梳理體系、元數(shù)據(jù)的密級與固化論商業(yè)秘密管理體系的有效制定之法)
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