走出ISO9000升級誤解
隨著2003年12月15日的臨近,越來越多的企業管理者已經意識到了時間的緊迫性:如果再不加快進行升級換版工作,他們的證書就會在年底失效.對于任何一位企業管理者而言,證書失效都不是一件好事.然而,如何在短短的9個月內建立并執行一個合適的系統?嚴峻的事實讓管理者們焦慮不安.
據2003年1月份就升級換版的調查統計,目前全球約有50萬張證書還是採用94年版標準.如果大家都擠末班車,那么你會發現驗證機構的資源將嚴重不足.
2000年版標準實施兩年來,越來越多的企業從中受益,承認它能幫助企業走向科學管理之路.為了能讓更多的組織,尤其是目前尚未轉版,或正準備升級的組織走出升級誤解,本報根據2年來收集的資訊,總結10條常見的誤解,供讀者參考
1.相對94版標準,2000版標準的結構和要求都作了變更,所以要花太多的時間和精神重新整理文件.
事實:大多數94版文件都是適用的.對于原有的品質手冊,你可作一定的選擇與取捨,沒有強制要求一定要重寫.三、四階文件也沒有必要作大幅變動,甚至可以不做任何修改即可參照使用.總之,企業應根據自己的實際情況,酌情考慮.
2.作虛假的顧客滿意度調查.
事實:如果你已經滿足了顧客的所有要求,那么你現在還可以做什麼事呢?你認為你的顧客真的對你滿意嗎?何不進行真正的顧客調查,瞭解顧客的潛在要求,將你的服務水平更上一層樓?何必去做那些虛假、無用的證據,而事實上卻是沒有任何益處?
3.為ISO9000花的錢沒有回報,只是聽說不通過驗證我們將無法從事國際貿易.
事實:儘管有一些組織只是為了滿足顧客的強制要求而建立系統.但是,如果你能在建立系統時結合公司的實際情況,并認真貫徹執行,我們相信你會因每天的細微變化而感到欣慰.而且,兩年來的事實已經證明,ISO9000:2000帶來的幫助是無法用金錢來衡量的.
4.94版有訓練程序,而2000版則要求確定能力并證明訓練的有效性,這就須雇用額外的員工來從事這項工作.
事實:的確!新標準要求有更多的訓練,而且要求在工作區域確認訓練的有效性.我們必須承認,參加過訓練與訓練效果好并不一定成正比.倘若你的員工參加訓練之后告訴你,他什么都沒有學會,你會感到滿意嗎?
5.新標準則要求高階管理者在品質問題的溝通及貫徹品質承諾方面,花費大量的寶貴時間,我們沒時間做這些.
事實:儘管有些高階管理者非常忙,但這并不意味著他就可以對內部事務不負責任.他可以在高階管理層指派一名代表,全權負責系統的實施并定期接受他的匯報.只有從上而下的推動才可能降低不良,并且發揮最大的客觀能動力,為組織帶來更多的效益.
6.新標準要求測量品質目標,這個與實現商業目標相比有太多的工作量.
事實:若你的商業目標與品質目標方向不同,這會造成你的品質成本過高,且難于評估你的關鍵監控績效.
7.ISO9000:94版要求保留17項記錄,而新標準卻有21項記錄要保持.
事實:確實如此,但新標準卻對文件化的程式要求從18個減至6個.
8.必須建立過程圖,以證明我們運用了過程方法.
事實:每個活動都是一個過程,無論其是否形成文件.如果從未規定過程的順序和相互關系,那么你的過程運作也許不是處于最佳運作狀態.
9.建立持續改進會造成時間的浪費.
事實:逆水行舟,不進則退.即使是在做最基本的內部審查、通過更正措施和隨后的限期改善,都是為了持續改進.管理評審就是對這些日常工作的一個總結和下一輪改進的開始.
10.由于ISO9002:94的取消,我必須在轉版時花大量的時間與精力作設計開發方面的系統工作.
事實:你的企業一直作設計/開發,而你卻想盡辦法將設計排除,如此將無法使你的顧客感到滿意.當設計過程出現衝突時,你是否考慮應用一個結構化的方法,將設計納入控制,以減少總的設計時間、成本,將產品責任降到最低.
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