(1)符合性?
ISO9001質量管理體系文件必須做到以下兩個符合性:一是符合企業的ISO9001質量方針和目標,二是符合所選ISO9001質量管理體系標準的要求?
(2)確定性?
在描述任何質量活動過程時,必須使其具有確定性,即何人?何時?何地,依據什么文件,如何做及應保留什么記錄等必須加以明確規定,排除人為的隨意性?只有這樣,才能保證過程的一致性,才能保障產品質量的穩定性?
(3)相容性?
各種與ISO9001質量管理體系有關的文件這間,應保持良好的相容性,即不僅要協調一致,而且要各自為實現總目標承擔好相應的任務?從質量策劃開始,就應當考慮保持文件的相容性?
(4)可操作性?
ISO9001質量管理體系文件必須符合企業的客觀實際,具有可操作性,這是文件得以有效貫徹實施的重要前提?因此,文件編制人員應該深入實際進行調查研究,及時反饋在使用中存在的問題,力求盡快改進和完善,確保文件可以操作且行之有效?
(5)系統性?
ISO9001質量管理體系應是一個由組織結構?程序?過程和資源構成的有機整體?在體系文件編制過程中,由于要素及部門人員的分工不同?側重點不同以及其局限性,保持全局的系統性較為困難,因此,應該站在系統高度,著重搞清每個程序在體系中的作用,其輸入?輸出與其他程序之間的界面和接口,并施以有效的反饋控制?此外,文件之間的支撐關系必須清晰:程序文件要支撐ISO9001質量手冊,即對ISO9001質量手冊提出的各種管理要求都有交代?有安排?作業指導書也應如此支撐程序文件?
(6)邏輯性?
在內容安排及說明文字中,要符合邏輯規律,不能前后矛盾或說法不一?
(7)獨立性?
在ISO9001質量管理體系審核方面,應貫徹獨立性原則,使審核人員獨立于被審核的活動,只有這樣,才能保證審核的客觀性?真實性和公正性?同理,在設計驗證?設計確認?質量檢驗等活動中,貫徹獨立性原則也是必要的,這些在編制文件時應特別注意?
(8)動態性?
ISO9000標準要求對質量管理體系實施動態管理?從顧客的質量要求到體系文件和質量活動,都應該著眼于動態控制?
實施動態控制,要求不斷跟蹤情況的變化和運行?實施和效果,及時?準確在反饋信息,調整控制的方法和力度,保證質量管理體系能不斷適應ISO9001質量管理體系環境條件的變化,持續有效地運行?
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