質量管理體系的外審是企業經常要遇到的事情，對外審開出的不符合項，在進行整改時往往存在不少問題，其主要表現是原因分析不到位，糾正措施未落實，部門之間相互推脫責任等等，結果是落實措施走了形式，已發現的不符合項在以后的工作中又重復出現。如何對外審開出的不符合項進行徹底整改，提高整改效果，筆者談談本單位的做法，以便大家相互交流工作方法，促進質量管理體系的不斷完善。
01、質量部門預先統一制定不符合項糾正措施
質量部門是質量管理體系審核的歸口管理部門，外審不符合項的整改效果體現的是一個單位質量管理體系運行的質量，為了在雙方約定的時間內完成對不符合項的整改，質量部門負責組織有關部門制定糾正措施是自己的職責。
1.明確整改的基本格式
對不符合項的整改，我們質量部門根據二、三方對整改提出的要求，明確了整改的基本格式，具體內容包括不符合項描述、原因分析、糾正措施、舉一反三、負責單位、完成時間，把這種基本要求表格化，任何一個負責整改的人都會按這個要求去做。避免了整改的隨意性和不徹底性。
2.預先制定糾正措施
質量部門主管審核的人員，應根據在審核中了解的情況和審核知識，對開出的不符合項預先按整改的基本格式制定糾正措施。在制定糾正措施過程中，對不符合項要逐個落實，了解當時現場審核情況，與陪同人員進行溝通，與責任單位進行溝通，多方面聽取意見和建議，力求原因分析準確，責任明確，措施有效。
3.將預先制定的整改措施發給責任單位進行審查確認
由于整改措施是質量部門制定的，難免有考慮不周、調查不到位的地方，質量部門把預先制定的整改措施發給責任單位進行審查，再進一步確認，提出修改意見或建議，完善整改措施。這種做法，既彌補了質量部門制定措施的不足，又對責任單位是一個尊重，大家能理解，整改起來就積極主動。
4.協調修改糾正措施
對于一個不符合項的整改，各個部門在認識上還存在差異，有的部門對糾正措施不理解，甚至對原因分析有異議，這就要進行溝通、協調。協調的過程，就是和責任部門一起分析原因，制定糾正措施的過程，也是重新學習標準的過程。特別遇到一個不符合項涉及到多個部門時，這種協調就尤其重要。對部門提出的正確、合理意見立即采納，不合理、不正確的意見和建議要耐心進行解釋。
02、召開專題整改協調會
一般情況下，完成了上述工作，就應該認為沒有多大問題，可以下發整改措施計劃了。但實踐證明，召開專題整改協調會作用更大。
1.質量部門負責組織召開專題會議
在各單位審查了預先制定的整改措施后，質量部門組織有關單位召開專題協調會。參加會議的單位包括責任部門、涉及到整改需要舉一反三的部門，如果是軍方審核開出的不符合項整改，還要通知駐廠軍代表室參加。要特別明確，參加會議的單位必須來一名領導，因為要最終確定糾正措施，防止會后相互推諉扯皮，影響整改進度和整改效果。
2.會前特別需要說明幾個注意事項
會議開始前，首先要特別說明一下幾個注意事項，如果不說明，有可能相互扯皮、爭吵、拖延會議時間。
⑴ 只討論整改措施，不討論不符合項是否合理、錯與對;
⑵ 不討論誰是責任者，只說本部門存在的問題，不給自己找借口;
⑶ 已經開出的不符合項都必須整改，沒有商量的余地;
⑷ 要以平和的心態看待不符合項，注重整改、完善和提高。
3.逐一討論對不符合項的糾正措施，每個人有平等的發言權利
針對擬制的不符合項整改措施，質量部門負責逐一進行宣讀，逐條核實原因分析是否準確，措施是否可行有效，完成時間是否充足。允許大家發表不同意見和建議，現場解決部門之間存在的問題。在這個討論的過程中，每個人有平等的發言權利，通過討論，大家對存在的問題認識更清楚，對標準理解更準確，知道錯在了什么地方，今后應該怎么做。同時，澄清了問題，消除了部門之間的不理解，也有利于其它存在類似問題的部門進行舉一反三。
4.最終形成整改計劃下發，按規定時間完成整改工作
在專題會討論之后，最終形成整改措施計劃，下發有關單位執行。質量部門負責檢查糾正措施的落實情況，并按時間節點進行考核，確保了整改工作按要求、按時間完成并達到預期的整改效果。
對外審不符合項的整改，是外審工作的延續，其整改效果直接影響質量管理體系運行質量的好壞。不少單位把整改任務直接交給責任單位，從理論上講是完全正確的，但考慮到企業的具體情況，采用我們現在這種做法效果較好。其優點：一是大家當面澄清了問題，消除了互相埋怨，減少了扯皮;二是大家統一了認識，明確了如何去進行糾正，也是對糾正措施的一次評審，增強了措施的可操作性;三是減少了整改過程中的反復，提高了整改效率和效果;四是對大家是一次標準的培訓，加深了對標準的理解，提高了執行標準的自覺性。
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