如何開展現場HSE管理審核?
在做好充足的HSE管理審核準備之后,正式的HSE管理審核之旅就開始了。作為旅程的重點,現場審核需要我們付出大部分的時間與精力。為保證順利開展現場審核,了解現場審核的流程非常重要。
一般,HSE管理體系現場審核的完整流程包括:召開首次會議;實施現場審核;確定不符合項并編寫不合格報告、并進行審核結果的匯總分析;編寫審核報告;召開末次會議,宣布審核結果。
一、召開首次會議
首次會議是審核組與受審方的第一次會面,其主要是:介紹審核組成員,宣讀審核計劃(確認審核的目的、范圍、審核日程安排等),介紹審核的方法和程序,確認末次會日期和時間,澄清審核計劃中不明確的內容,確認審核組所需的資源、條件,確認陪同人員,提出對迎審的要求等,當然,必要時受審方需要向審核組介紹現場安全和應急程序。
首次會由審核組長主持,時間一般不超過半小時,原則上,公司領導應參加首次會議。
二、實施現場審核
首次會之后立即轉入現場審核,一般審核組會通過與受審核方人員面談、查閱資料和記錄、對現場的觀察(旁站觀察)、對實際活動及結果的驗證等方式,來呈現客觀收集的證據——存在的客觀事實、被訪問人員(當事人或責任人員)的口述、現存的文件和記錄。
現場審核中,需注意:
1、審核組長要控制審核的全過程(控制內容:計劃、進度、氣氛、客觀性、紀律、審核結果)。
2、選擇樣本要有代表性,應由審核員隨機抽樣。
3、要依靠檢查表,偏離檢查表要謹慎。
4、要從問題的各種表現形式去尋找客觀證據。
5、當發現不符合時,要調查到必要的深度。
6、向被審核方負責人確認不符合事實。
7、保持客觀、公正、有禮貌。
三、確定不符合項并編寫不合格報告,并進行審核結果的匯總分析
在不符合總數中,體系性、實施性、效果性不符合的數量和比率、統計各部門不符合項的數量和比率、統計各要素發生不符合的數量和比率,以此說明那些部門或哪些要素是薄弱環節。
1、從發展的歷史和趨勢來分析:
從上次審核發現的不符合項及其構成與本次進行比較、對上次審核后糾正措施完成情況和有效性進行比較,以此說明進步或不足。
2、從對健康、安全與環境問題的影響來分析:
兩次審核期間健康、安全與環境情況的變化和改進,部門領導對這些問題的態度,改進措施及其效果。
四、編寫審核報告
審核報告是說明審核結果的正式文件,是體系評定的依據。審核報告一般由組長編寫,或在審核組長指導下由審核員編寫。審核組長對審核報告的準確性和完整性負責。
審核報告應包含如下內容:
1、審核目的和范圍
2、審核組成員
3、審核日期
4、審核依據的文件
5、不符合項及主要問題(全部不合格報告作為附件)
6、體系運行適用性
7、有效性的結論性意見
8、體系與準則的符合性
9、體系是否得到正確的實施和保持
10、審核組對今后體系運行的建議。
五、召開末次會議,宣布審核結果
末次會議由審核組長主持,時間一般不超過1小時(會議簽到表及記錄應保存歸檔)。末次會議內容為:
1、介紹審核的基本過程
2、宣讀不符合報告
3、說明不符合項數量和分類
4、說明審核的抽樣局限性
5、組長宣讀審核報告,對體系有效性作出結論
6、提出糾正措施要求
7、公司領導對不符合整改和體系運行提出要求
8、審核組長致謝
9、受審核方負責人認可不符合事實(也可在末次會前進行)
雖然在HSE管理審核中,現場審核包括了上述5個部分,但在實際操作中,企業或組織一般會根據實際情況進行相應的調整,以達到最佳的審核效果。
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