7支持
7.1資源
為建立、實(shí)施、維護(hù)和持續(xù)改進(jìn)合規(guī)管理體系,組織應(yīng)確定并提供所需的資源。
7.2 能力
7.2.1通則
組織應(yīng):
——確定在其控制下工作、影響合規(guī)績效的人員所需的能力;
——確保這些人員在適當(dāng)?shù)慕逃⑴嘤?xùn)或經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上勝任工作;
——適用時(shí),采取措施獲得所需的能力,并評價(jià)所采取措施的有效性。
適當(dāng)?shù)奈募畔?yīng)作為能力證據(jù)可獲取。
注:適當(dāng)?shù)拇胧┛赡馨ǎ?向現(xiàn)有人員提供培訓(xùn)、指導(dǎo)或重新分配工作;或者聘用或勞務(wù)雇用能夠勝任的人員。
7.2.2聘用過程
組織應(yīng)針對其所有人員開發(fā)、確立、實(shí)施和維護(hù)以下過程:
a)要求人員遵守組織的合規(guī)義務(wù)、方針、過程和程序,作為人員的聘用條件;
b)在聘用后的適當(dāng)期間內(nèi),新聘用人員能獲得合規(guī)方針的副本或者有渠道獲得合規(guī)方針,并獲得關(guān)于合規(guī)方針的培訓(xùn);
c)對于違反組織合規(guī)義務(wù)、方針、過程和程序的人員,應(yīng)采取適當(dāng)?shù)募o(jì)律處分。
作為聘用過程的一部分,組織應(yīng)結(jié)合崗位和人員可能引發(fā)的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn),在任何聘用、調(diào)動(dòng)和晉升之前按要求進(jìn)行盡職調(diào)查。
組織應(yīng)實(shí)施對績效目標(biāo)、績效獎(jiǎng)金和其他激勵(lì)措施進(jìn)行定期評審的過程,以驗(yàn)證是否有適當(dāng)?shù)拇胧﹣矸乐构膭?lì)不合規(guī)。
7.2.3培訓(xùn)
組織應(yīng)定期對有關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn),培訓(xùn)應(yīng)在聘用開始時(shí)和組織策劃的時(shí)間間隔實(shí)施。
培訓(xùn)應(yīng):
a)適合于人員的崗位及其面臨的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn);
b)進(jìn)行有效性評估;
c)進(jìn)行定期評審。
結(jié)合已識(shí)別的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn),組織應(yīng)確保實(shí)施程序?qū)Υ斫M織開展業(yè)務(wù)并可能給組織帶來合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的第三方進(jìn)行培訓(xùn),提高其合規(guī)意識(shí)。
培訓(xùn)記錄應(yīng)作為文件化信息予以保留。
7.3意識(shí)
在組織控制下工作的人員應(yīng)知道:
——合規(guī)方針;
——他們對合規(guī)管理體系有效性的貢獻(xiàn),包括改善合規(guī)績效帶來的效益;
——不符合合規(guī)管理體系要求的后果;
——提出合規(guī)疑慮的方法和程序(見8.3);
——工作崗位的合規(guī)義務(wù)與合規(guī)方針的關(guān)系;
——支持合規(guī)文化的重要性。
7.4 溝通
組織應(yīng)確定與合規(guī)管理體系有關(guān)的內(nèi)部和外部溝通,包括:
a)溝通什么，
b)何時(shí)溝通，
c)與誰溝通，
d)如何溝通。
組織應(yīng):
——結(jié)合溝通需求,綜合考慮溝通的多樣性和潛在障礙;
——確立溝通的過程,確保結(jié)合了相關(guān)方的意見;
——在確立溝通過程時(shí);
●應(yīng)將其合規(guī)文化、合規(guī)目標(biāo)和義務(wù)納人溝通內(nèi)容;
●應(yīng)確保所溝通的合規(guī)信息與來源于合規(guī)管理體系的信息一致且可信;
——對與合規(guī)管理體系相關(guān)的溝通內(nèi)容進(jìn)行回應(yīng);
——視情況,保留文件化信息作為其溝通的證據(jù);
——在組織的各層級和職能內(nèi)部溝通與合規(guī)管理體系有關(guān)的信息,視情況包括合規(guī)管理體系的變更;
——確保人員能在溝通過程中為合規(guī)管理體系的持續(xù)改進(jìn)做出貢獻(xiàn);
——確保人員能在溝通過程中提出合規(guī)疑慮(見8.3);
——通過組織確立的溝通過程,對外溝通包括其合規(guī)文化、合規(guī)目標(biāo)和義務(wù)在內(nèi)的與合規(guī)管理體系相關(guān)的信息。
7.5文件化信息
7.5.1通則
組織的合規(guī)管理體系應(yīng)包括:
a)本文件要求的文件化信息;
b)組織確定的,對于合規(guī)管理體系有效性所必需的文件化信息。
注:不同組織的合規(guī)管理體系文件化信息的程度可能不同取決于:
——組織的規(guī)模及其活動(dòng)、過程、產(chǎn)品和服務(wù)的類型;
——過程及其相互作用的復(fù)雜度;
——人員的能力。
7.5.2文件化信息的創(chuàng)建和更新
在創(chuàng)建和更新文件化信息時(shí)，組織應(yīng)確保適當(dāng)?shù)?
——標(biāo)記和說明(例如,標(biāo)題、日期、作者或文件編號(hào));
——形式(例如,語言文字、軟件版本、圖形)和載體(例如,紙質(zhì)的、電子的);
——針對適宜性和充分性的評審和批準(zhǔn)。
7.5.3文件化信息的控制
應(yīng)控制合規(guī)管理體系和本文件要求的文件化信息，以確保其:
a)在需要的場所和時(shí)間均可獲得并適于使用;
b)得到充分保護(hù)(例如，防止泄密,不當(dāng)使用或完整性受損)。
為了控制文件化信息,組織應(yīng)開展以下適用的活動(dòng):
——分發(fā)、訪問、檢索和使用;
——存儲(chǔ)和防護(hù),包括保持易讀性;
——對變更的控制(例如，版本控制);
——保留和處置。
對于組織確定的,策劃和運(yùn)行合規(guī)管理體系必要的、來自外部的文件化信息，應(yīng)視情況進(jìn)行識(shí)別,并予以控制。
注:訪問可能意味著只允許查看文件化信息的權(quán)限,或者允許并授權(quán)查看和變更文件化信息的權(quán)限。
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