如何保持體系的正常運行
企業通過認證以后，企業與認證機構就成為了利益共同體。如何保持體系的正常運行，是企業和認證機構的共同責任。
如何才能保持體系正常運行，克服貫標和日常工作的“兩張皮”，是認證機構和企業需要共同探討的話題，筆者在此淺談一些體會，供參考。
從企業發展的需要認識認證的重要性和必要性
貫標給企業帶來了什么？
有的企業領導說：內部的管理更加制度化、程序化、規范化了，促進了基礎管理；職責分工更加明確了，扯皮的事比過去少了，工作效率提高了；領導用于救火、協調的管理活動減少了；企業知名度提高了，企業市場信任度提高了，市場的通行證領到了。
但是，也有領導說：貫標沒有帶來管理水平的明顯提高，沒有產品質量提高的感覺，沒有顧客滿意增加的感覺，貫標與日常管理形成了“兩張皮”，成了“額外負擔”。錯誤的理解使貫標帶來不必要的繁瑣和麻煩，甚至過分增加了管理的成本。最后導致用不同的借口和辦法不接受監督審核，一些企業最后注銷了認證資格。流于形式的貫標和虛假貫標獲證，使貫標認證的聲譽和市場受到了損害。
為什么會有兩種結果，原因在于我們對標準的理解和體系運行的實施存在差異。
貫標到底是否有用？能不能通過貫標來開拓市場呢？答案是：完全可以的。
ISO9000標準是市場經濟的產物。1994版ISO9001標準的目的是通過在所有的階段中預防不合格的發生，實現使顧客滿意。
2000版ISO9001標準的目的是，穩定地提供滿足顧客和法律法規要求的產品/服務，增強顧客的滿意。因此，企業要認識到，貫標對企業的生存和發展是完全必要的，而且十分重要。只有從通過實施ISO9000標準來開拓市場的高度來認識貫標認證工作，體系的有效運行才有了基礎。
企業要有一批、一群、一個明白人管理體系
現在困惑企業的是，一些企業根本不知道如何來保持體系的運行。
想當初，多數企業在貫標初期，上來就是請咨詢公司輔導，有些企業根本沒有實際參與，有的咨詢老師圖快，直接包辦代替，幫助寫手冊、編程序、編作業指導書，有的根本不懂得工藝，隨便編個文件，硬要企業的實際符合咨詢老師的文件要求。內審員培訓是自己突擊的簡單培訓，直接發給內審員證書，有些內審員根本不會做內審。獲證以后，咨詢老師撤退了，企業“馬放南山”，體系運行處于“休克”狀態。當認證機構要求監督審核時，有的企業只好再次請回咨詢老師“幫忙”，有的為了解決開支，自己弄一下，應付認證機構，有的害怕通不過，干脆不接受監督，注銷證書也沒有辦法。
這些問題的關鍵是，前期的咨詢沒有教會企業人員，企業人員沒有正規參加培訓和實際操作。一個體系要保持，一定要有明白人，最好有一批、一群明白人，至少有一個明白人，否則體系要保持正常運行只能是一句空話。企業領導一定要舍得投資，培養自己的體系“明白人”。
把體系文件、質量記錄和企業實際有效結合起來
現在許多企業的文件是咨詢老師編的，記錄表格也是咨詢老師設計的。時間長了，特別是通過認證審核，企業明顯感到文件不適用，平時要脫離實際額外去作記錄，結果是記錄僅僅是給認證機構看的，有些企業監督審核之前，突擊補做記錄。
貫標不能用一個模式，企業認證之前，實際上是存在體系的，只是與ISO標準的符合程度不同。貫標應當通過引用過程、重組過程、再造過程來不斷完善體系，不能脫離實際建立另外一個體系。因此，體系文件應當和企業的發展歷史、企業文化、管理習慣結合。在“引用、重組、再造”上下功夫。體系文件可以經常修改，只有不斷發現問題，不斷修訂，體系文件才能完善。但是，質量手冊如有重大變化，應當在接受監督審核之前，報告認證機構，必要時進行文件審核。
記錄表格可以盡量和原來已經使用的表格結合起來，也可以增加內容或者修改表格。如果原來日常工作中直接使用的表格，只要符合標準的要求，就可以接受，不要另外增加記錄表式。原來沒有的，必須增加的記錄，一定要養成日常工作時完成的習慣，并保留記錄，
依*用人機制、考核機制、獎懲機制確保體系的落實
體系的運行需要機制保障。這個機制就是用人機制、考核機制和獎懲機制。
用人機制就是聘用一批懂得體系，支持體系，運行體系的人來管理體系。有的企業提出，落實體系，需要轉變觀念，如何不換腦袋，那么就要換人，讓其它人到這個崗位上。
考核機制就是要用一套考核辦法，可以把體系的各項要求和崗位職責掛鉤，日常工作考核、獎金考核，都要有體系上的內容和要求，有的單位直接和工資、獎金收入考核掛鉤。比如，滿意程度的調查，每次發貨就要跟蹤，如何沒有收回調查結果，本次工作就考核為不合格。
獎懲機制就是體系各項工作落實的好壞，根據考核的結果，應當有獎懲機制。沒有落實體系要求，出現明顯的不合格，就要和收入掛鉤，和處罰掛鉤。如果體系各項工作落實比較好，實施到位，領導應當給予獎勵，形成獎罰分明，確保體系有效運行的氛圍。
重視并歡迎認證機構的監督審核，利用外力推動體系的運行
認證機構的監督審核，是雙方合同規定的，是認證機構的責任和義務。
監督審核好比人們經常到醫院去做“體檢”。看看身體是否健康，是否需要采取預防措施。
認證機構的監審，也是對體系的一次“體檢”，看看體系運行和保持中有哪些問題，哪些需要采取糾正和預防措施。
但是，體檢是需要配合的。你要愿意接受體檢。監督審核中發現不合格，好比人的身體有問題，醫生開的藥方。審核員在與企業體檢后，發現存在問題，必然會開出不合格報告，要求企業“吃藥”--- 采取糾正和預防措施。如果發現一些隱患，比如血脂和血糖有點高，醫生會提醒你注意飲食，審核員會以觀察項的形式告訴企業，防止形成不合格。
審核員一般具有豐富的經驗，經過專業培訓和考核，而且可以做到公正、公平，沒有和企業有影響公正性判斷的行為。因此，審核中可以及時、準確、有效地發現不足，有利于企業的整改。企業完全可以利用通過認證機構的監督審核，利用外力來推動企業的體系運行。
當然，審核員應當提高自身素質，學會“診斷”的準確性。審核的“過程增值”體現在審核評價的準確、符合企業實際，有利于企業改進管理，提高滿足顧客的要求。
以上是對克服“兩張皮”的一些探討，只要我們共同努力，體系的建立和實施，是可以給企業帶來實際效果的。
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