【二】如何進行HSE管理體系文件的管理？
HSE管理體系文件管理內容主要涵蓋7大部分，前面，已經為大家介紹了其中的文件控制管理，文件公布發放，文件更改，文件保管4部分內容（參見《【一】如何進行HSE管理體系文件的管理？》），今天，將繼續為大家介紹其余3部分內容。
一、文件回收、作廢、銷毀、保留、歸檔
1、廠體系文件換版或修訂后，由綜合辦在廠網頁上替換發布。
2、如必須回收、作廢、銷毀、保留、歸檔文本文件時，須按照以下要求執行：
（1）非受控文件由各部門自行處理；
（2）受控HSE管理手冊和程序文件的回收由安全總監辦負責，并做好相應的記錄；
（3）受控作業文件的回收由綜合辦，做好記錄；
（4）受控文件廢止時，需要作為歷史資料的應由安全總監辦加蓋“作廢”印章，由使用部門保存；
（5）需銷毀文件由綜合辦統一收集銷毀，并在《文件更改、銷毀、申請單》記錄。
3、以行政文件形式管理的文件，按照《行政公文處理及印章管理辦法》的行政文件保密和處理規定執行。
二、與HSE有關的外來文件
1、法律法規條例和標準
（1）根據HSE管理的需要，安全總監辦組織建立收集相關信息和文本的渠道，定期維護網頁標準查詢內容；有職責協助部門查詢新標準或檢索標準的有效性。
（2）各科室和單位應適時整理在用的《HSE法律法規清單》，并及時報安全總監辦，由安全總監辦收集并進行檢索，確保其有效性，并及時維護廠規章制度系統。
2、承包方、合作者等外部相關方的HSE管理體系要求。由業務主管部門、崗位負責按照相關規程的要求管理。
三、記錄格式的設計、更改、標識、作廢
1、各類記錄格式應包括以下基本內容：
（1）記錄名稱：簡短反映記錄對象；（2）記錄內容：按對象要求，確定編寫內容；（3）記錄人員：記錄的填寫人員、會簽人員、審批人員等；（4）記錄時間：按活動時間填寫；（5）對于復雜的記錄，還應有填寫說明；（6）所有的HSE記錄必須進行標識。
2、各部門負責記錄管理的人員，應將記錄清單報安全總監辦備案，如需新增和變更的應按照規定的程序實施。
3、各部門在制定程序文件、作業文件時，應對所需記錄的格式和保存時間做出規定。
4、記錄的填寫要求
（1）記錄應及時填寫、準確可靠。（2）記錄字跡工整、數據清晰。
5、記錄應有填寫人簽字及填表日期，重要記錄應由有關責任人審核。
6、記錄保管
（1）關系重大HSE活動、重大變更并對追溯跟蹤有重要證實作用的記錄，應保存5年以上，事故報告、工傷、醫療、職業健康檢查、體檢記錄、登記等應長期保存。
（2）記錄內容關系HSE重要活動、調查記錄并有跟蹤必要的，保存2年以上。
（3）一般性記錄，保存期為一年。
（4）對于關系重大HSE活動、重大變更并對追溯跟蹤有重要證實作用的記錄到期作廢時，由主管記錄管理人員提出申請，單位領導批準，保管部門自行銷毀；其他HSE記錄按照保存年限各部門即時銷毀。
（5）HSE文件記錄應填寫《HSE記錄清單》，標明記錄編碼、名稱、使用情況、保存期。
（6）記錄保存部門應指派專人負責記錄的保管工作，分類存放，確保記錄完好無損，便于使用和查詢。
（7）記錄可以電子媒體的形式保存，并做好備份及時標識，由專人負責管理。
（8）存檔記錄的保管，要求做到防盜、防火、防潮、防塵、防污染、防蛀，確保記錄安全。
總之，HSE體系文件是HSE管理體系運行過程中重要的實施依據，在一定程度上，運行HSE管理體系就是體系文件的編制、發布與執行過程。因此，HSE體系文件的重要性可見一斑。為了保障體系文件的高效便捷，企業在運行HSE管理體系時，一定要對各項文件進行有序管理，確保各項HSE管理制度有效落實。
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