企業(yè)應如何做好HSE管理體系內(nèi)部審核過程中會議的溝通交流？
HSE管理體系內(nèi)部審核與其他審核方式一樣，也需要借助各種會議來完成受審核方與審核組成員之間的交流與溝通。因此，在此過程中，每次會議的召開都顯得尤為重要，尤其是首次會議、審核組內(nèi)部會議與末次會議。
1、首次會議決定了HSE管理體系審核的方向
首次會議是HSE管理體系現(xiàn)場審核的序幕，首次會議的召開表明現(xiàn)場審核的正式開始，是介紹審核過程的第一次會議，首次會議應包括以下內(nèi)容：
（1）向受審核部門介紹審核組成員；
（2）評審審核范圍、目的和計劃，共同認可審核進度表；
（3）簡要介紹審核中采用的方法和程序；
（4）在審核組和受審核部門之間建立正式聯(lián)絡(luò)渠道；
（5）確認已具備審核組所需的資源與設(shè)備；
（6）確認末次會議的日期和時間；
（7）審查審核組工作開展中的現(xiàn)場安全條件和應急程序。這些也是審核組長應在首次會議發(fā)言的主要內(nèi)容。
內(nèi)部審核的首次會議無論在內(nèi)容和召開形式上都可適當簡化。受審核方的領(lǐng)導、受審部門人員及陪同人中應參加首次會議。如領(lǐng)導不能親自參加，必須指定代表參加。
2、審核組內(nèi)部會議可優(yōu)化各自的HSE管理體系審核方法
在對受審核方的現(xiàn)場審核基本完成后，審核小組應召開內(nèi)部會議，小組成員互相交流以下情況：審核了哪些部門、人員，采用了什么樣的審核方法，受審核方做得怎么樣，對發(fā)現(xiàn)的問題準備如何判斷不符合狀態(tài)等。其他成員對該審核員的不足之處進行修正，如：審核是否到位、審核方法是否正確、判斷是否準確等。必要時，審核組應對缺漏的項目補充審核。審核組內(nèi)部會議為內(nèi)審員之間互相學習提供了良好的途徑，也是審核組長把握審核方向和審核進程的重要渠道。同時，內(nèi)部會議有利于審核組系統(tǒng)了解受審核方的優(yōu)劣，討論對受審核方的審核結(jié)論，使其盡可能地符合受審核方的實際。審核組長應當營造和協(xié)調(diào)內(nèi)部會議的氣氛，確保審核員能夠暢所欲言，在交流中得到學習和提高。
3、末次會議決定了HSE管理體系內(nèi)部審核的完美收官
在現(xiàn)場審核即收集證據(jù)及做出審核發(fā)現(xiàn)之后和編寫審核報告之前，審核員應與企業(yè)的管理者和受審部門的負責人員舉行末次會議，其主要目的是向受審核部門介紹審核發(fā)現(xiàn)，能使他們清楚地理解和認識審核發(fā)現(xiàn)的事實根據(jù)，并且制定必要的糾正與預防措施，以實現(xiàn)內(nèi)審的持續(xù)改進。在總結(jié)會議上應當注意以下幾個問題：
（1）審核組長對企業(yè)的HSE管理體系實施的有效性做出基本評價，提出體系運行的薄弱環(huán)節(jié)和不符合要點。
（2）審核組長應說明審核是一種抽樣活動，帶有一定的風險性和局限性；發(fā)現(xiàn)不符合項的部門未必是惟一的存在不符合的部門，其他存在不符合項的地方也可能未被查到，要求受審核方舉一反三，改進HSE管理體系。但審核組應力求使審核結(jié)果公正、客觀和準確。
（3）在各審核小組提供的材料當中，有無出現(xiàn)相同的問題，各個問題有何聯(lián)系，以發(fā)現(xiàn)一些在體系中共性的問題，以及接口中存在的問題。
（4）在末次會議上企業(yè)的領(lǐng)導可就審核結(jié)論和糾正措施要求和作簡短表態(tài)，適當說明今后的打算。
（5）內(nèi)審中的人員、行程、時間、工作分配是否合適，以便在下一次審核中做出調(diào)整：審核員的素質(zhì)達到了怎樣的層次，各個審核員的特點、特長如何，以便考慮審核人員的組合和必要的培訓。
通常，在HSE管理體系內(nèi)部審核過程中，審核人員會根據(jù)審核需要組織各種大大小小的會議，這些會議由于目的不同，參與的人員也會不一樣。因此，為了達成每次會議的目的，審核組通常需要在會議開始前進行精心的組織與策劃，確保會議有效開展。
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