本文就遠程審核，如何利用信息和通訊技術，以確保審核的有效性，從遠程審核的策劃、實施、審核報告及后續的不符合項跟蹤等方面，結合實際的案例進行討論、交流，期望能給遠程審核提供更多的參考和借鑒。
如何有效實施管理體系的電子化遠程審核
文 | 張國武 張凌霄
遠程審核是指當“面對面” 的方式不可能或不希望被采用（溝通）時，通過使用信息和通信技術（ICT）來與受審核方交流、收集審核有關的信息[1]。可使用的ICT工具，通常包括軟件和硬件，如智能手機、電腦、攝像機等[2]，常用微信、QQ、Zoom等用于溝通，遠程訪問客戶的資料庫等，這里不一一羅列，具體采用何種工具，需要提前與受審核方進行溝通，得到其確認和同意。沒有受審核方的同意或授權，遠程審核將無法實施。
本文將結合部分審核實踐的案例和相關規定，就如何有效地應用ICT技術進行管理體系遠程審核，確保審核的有效性，實現與現場審核具有同等效果進行探討。
一、審核策劃
應用ICT進行管理體系的遠程審核，因審核人員不到客戶現場，因此存在多方面的問題，如抽樣的準確性、真實性，審核過程中溝通的便捷性、組織協調、信息的安全性，多產品、復雜的過程活動，以及需要跟蹤的深入審核等方面均存在較大的風險。因此，做好審核前的策劃對確保審核有效性，尤其重要，下面將結合案例進行探討。
01、確認受審核方的基本信息和要求
應用ICT進行遠程審核時，應盡可能避免、控制、降低審核風險。因此，實施遠程審核前，需要對受審核方的基本信息和要求進行充分了解和溝通，以確定審核的重點難點、不確定因素和風險所在，如質量方面的關鍵工序、特殊特性、特別要求等，環境和職業健康安全體系行業（EHS）方面對環境、職業健康安全績效存在影響的關鍵過程和區域等，以便審核策劃、實施時，體現對關鍵區域或活動分配更多的審核資源，確保審核的充分性，實現審核結果的有效性。
在疫情期間，針對BXX越南工廠，因其環境管理體系（EMS）、職業健康管理體系（OHSMS）為首次審核，經前期了解，BXX越南為組裝，EHS的風險相對較低，僅在組裝過程中存在一定的安全隱患（如觸電、消防火災、機械傷害等），環保方面根據越南當地的環境影響評價結論，確認其無重大的污染因子。在審核安排中，根據前期的了解，針對其制造過程中存在安全隱患的高壓測試工序、消防安全管理、以及機械安全管理等要點，將其列為重點，優先審核。
02、確認審核工具和受審核方參與人員
遠程審核ICT工具的準備確認，盡可能使用受審核方提供的ICT工具實施審核，以確保信息的安全；確認包括用于遠程審核方式的選擇，所用設施的準備、調試、保密要求的確定等信息，并做好必要的應急預案。另外，為確保審核的真實性，對受審核方參與人員進行提前確認，包括受審核方必要工具的培訓等準備情況。各項策劃內容都需要體現在審核計劃中，如對BXX越南工廠進行審核時，對方明確提出了審核過程需要采用其集團提供的“圓融”視頻系統進行視頻，文件傳閱采用微信等工具加以輔助，審核工具在計劃中有得到明確。受審核方的參與人員，包括翻譯人員等也需要事先得到確認。
03、審核組的準備
審核組的選擇，應具備與審核項目中完成應用ICT 審核方法的能力需求相匹配，應掌握客戶的信息和通信技術管理知識和信息安全要求及職業操守；另外，需熟悉客戶管理體系及過程。在安排審核組成員時，在條件許可的情況下，盡量安排熟悉受審核方的審核人員，本次針對BXX越南工廠的審核，機構安排了在疫情發生前參與了該客戶ISO 9001審核的成員參與EMS、OHSMS全程審核，以減少審核風險[3]。
04、審核計劃的策劃
審核計劃中應明示在項目中使用ICT技術審核的范圍（具體場所、過程或活動名稱）、時間、相應的信息、通信技術和審核人員、技術專家（適用時）等，在制定審核計劃時應嚴格遵守雙方約定的信息安全和數據保護措施和規則。為了確保審核有效實施，應要求受審核方就以下事項做好充分的準備（適用時）。
（1）組織目標、過程績效指標及實現情況。
（2）過程間的接口及相互關系。
（3）可能涉及到的作業指導書、程序、客戶要求等。
（4）受審核方應為審核組配備具備應用ICT的技術人員等。
總之，審核計劃應得到受審核方的確認。
二、審核實施
遠程審核的實施，可根據事先策劃好的安排，應用現有的ICT技術，在視頻中完成首末次會議及簽到確認，審核過程中各事項的溝通、確認以及查閱、驗證活動等。同時可以綜合應用現有的各項信息技術進行資料的傳閱、驗證 。
通過即時的視頻監控，關注受審核方的活動處于受控狀態，確認其參會人員與前期確認的人員相同，盡可能減少審核風險的發生。
在審核過程中，針對過程、部門所涉及到相關內容，如KPI指標、文件、必要的記錄等，通過視頻展示、確認，應用可使用的傳輸工作，類似已普及的傳輸工作如微信、QQ等，完成資料的傳閱，進行深入的審核、驗證，以確認其實際的落實情況。在遠程審核過程中，針對文件、記錄等審核信息進行審核、確認，其實際的效果，與在現場的抽樣審核基本能實現同等的有效性，這些資料可以實現在視頻監控下的拍攝、取證[4] 。
針對遠程審核面臨的審核證據的連貫性、完整性等，可根據策劃的安排和約定，在審核過程中與受審核方進行充分的溝通、講解，讓受審核方明白針對這個過程、部門、活動，抽樣的需求、要審核的內容，需要準備的信息。如采購需求—需求確認、評審—采購實施—采購產品的驗證—入庫，一條線索完成審核工作。
針對活動過程中的實際發生環節審核，在應用ICT技術進行遠程審核時，相對于實地的現場審核，難度相對較大。審核組為確保審核的真實、可靠，最大程度地還原現場，控制風險。對受審核方的所在區域、廠地的外景（周邊狀況）、排放出口、主要生產活動區域、關鍵的生產過程、對環境與職業健康安全存在較大風險的區域進行實景全角度的拍攝（可以視頻、圖片），以便判斷是否存在漏失或死角未納入審核。針對提供的拍攝材料，結合相關的管理規范、法規及相關方的要求進行審核。對關鍵工序以及存在高風險的區域，如果無法看清或不能準確判斷的情況，須要求受審核方進一步針對該工序、區域的細節進行定向的拍攝、取證，以便深入審核和判斷。在抽查組織的控制要求實施情況時，還要抽查其已取得的績效，此類審核與現場審核無異，通過常規的通訊工具即能實現，包括通過驗證視頻、圖片、相關的記錄、文件等。
例如：在針對BXX越南現場的遠程審核過程中，即采用了由外（見圖1）到內（見圖2），再到具體的某個點（如圖3和圖4）
在具體審核中，如涉及到人員方面的問題，通過抽樣，可應用視訊系統對崗位的實際所有者進行詢問、了解，包括實際操作的演示視頻等加以審核，從審核的實際效果來看，這種拍攝都是在很短的時間內完成，審核有效性基本可得到保障。
現場的拍攝取證過程中，建議安排由專人進行拍攝，審核人員通過視頻與崗位的所有者進行交流；如果無法實現現場直接交流，可在拍攝過程中由受審核方的崗位負責人對內容進行解釋，審核人員再完成進一步的審核工作。
審核過程中的記錄，除常規的記錄外，還可包括取樣圖片、音視頻、應用各種ICT工具的截屏/圖等均可作為審核的客觀證據加以保留，以證明ICT在審核過程被使用的程度。通過遠程審核獲取的各種信息，需要加以保密處置[5]。
三、審核報告及后續改善的跟蹤
遠程審核報告與現場審核報告的內容相同，報告中就審核的時間、地點、使用的ICT及應用范圍等需要加以說明。遠程審核報告，需要對審核風險及審核中遇到的可能影響審核結論的不確定因素和（或）障礙加以說明。如ICT存在的信息泄漏、技術的局限、審核的深度、現場的觀察不足等。
除此之外，審核報告中，還需要針對為 達到審核目的應用ICT對審核有效性和效率貢獻和影響等內容進行說明和介紹。如疫情期間避免到境外審核的健康保護、費用節約等。
針對審核的不符合情況，也可以采用ICT的方式進行跟蹤、驗證。
盡管ICT技術的快速發展，為遠程審核提供了更多的選擇，能更加有效輔助和提升審核的有效性，但若要完全取代現場審核，與現場審核實現同等的效果，從目前實施的部分案例來分析，仍然需要不斷探索及改進。
[參考文獻]
[1] ISO19011:2018，管理體系審核指南（第三版A.16）[S]. ISO/PC 302: 管理系統審核指南項目委員會,2018.
[2] COV-ID-19（新冠疫情）爆發期間IAF的常見問題中Q14、Q1［R] IAF,2020.
[3]中國合格評定國家認可委員會，CNAS-CC14-2019,《信息和通信技術（ICT）在審核中應用》中ICT的定義、過程要求等［EB/OL］.(2019-07-04)[2020-05-21].https://www.cnas.org.cn/rkgf/rzjgrk/zyzz/2019/05/897296.shtml
[4] 張國武.管理體系遠程電子化審核的風險防范[J].中國認證認可,2016,(7):P46-P49.
[5] J.P拉塞爾(費 楊.譯).淺議電子審核[J].中國認證認可,2011,(9):.P37-39.
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