商業(yè)、貿(mào)易行業(yè)如何實施ISO9001:2008
商貿(mào)企業(yè)主要是從事商品貿(mào)易（包括批發(fā)零售等）的商場、商店、商廈、商城及各類貿(mào)易公司。20世紀50年代后，世界經(jīng)濟進入了一個相對穩(wěn)定的和平建設(shè)和發(fā)展時期，各國經(jīng)濟和貿(mào)易都獲得了較快的發(fā)展，各類商店、購物中心、連鎖店等商貿(mào)企業(yè)遍布于城市、鄉(xiāng)村。
為了確保商貿(mào)企業(yè)銷售的商品質(zhì)量及其服務(wù)質(zhì)量滿足顧客需要，就必須認真建立質(zhì)量體系，并使其有效運行。本章分別敘述建立商貿(mào)服務(wù)質(zhì)量管理體系和質(zhì)量保證體系的要素、文件、特點及其有效運行的標志。
第一節(jié) 商貿(mào)服務(wù)質(zhì)量管理體系
要建立商貿(mào)企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量管理體系，那就要確定商貿(mào)企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量環(huán)、質(zhì)量管理體系要素和文件。
一、商貿(mào)企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量環(huán)
質(zhì)量環(huán)，又稱質(zhì)量螺旋，是“從識別需要到評定這些需要是否得到滿足的各階段中，影響質(zhì)量的相互作用活動的概念模式。”（ISO 8402）
商貿(mào)企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量環(huán)則是從識別顧客的服務(wù)需要直到評定這些需要是否得到滿足的服務(wù)過程各階段中，影響服務(wù)質(zhì)量的相互作用活動的概念模式。
依據(jù)ISO9004-2《質(zhì)量管理和質(zhì)量體系要素 第2部分：服務(wù)指南》中第5.4.2條“服務(wù)質(zhì)量環(huán)”規(guī)定，結(jié)合商貿(mào)企業(yè)營銷服務(wù)過程的實際情況，可確定其服務(wù)質(zhì)量環(huán)如圖4-1所示。
二、商貿(mào)企業(yè)的質(zhì)量管理體系運作要素
要建立商貿(mào)企業(yè)的質(zhì)量管理體系，除了要有管理職責、人員與物質(zhì)資源、質(zhì)量體系結(jié)構(gòu)等要素之外，還必須要有符合商貿(mào)企業(yè)經(jīng)營特點的運作要素。
商貿(mào)企業(yè)質(zhì)量管理體系的運作要素包括：銷售服務(wù)需要的調(diào)研與評定，營銷服務(wù)設(shè)計，營銷服務(wù)提供過程和銷售服務(wù)業(yè)績的分析與改進。
1.銷售服務(wù)需要的調(diào)研與評定
銷售服務(wù)需要的調(diào)研與評定是商貿(mào)企業(yè)市場開發(fā)過程的首要環(huán)節(jié)，因此，商貿(mào)企業(yè)要運用設(shè)置顧客意見本，召開顧客座談會等各種方式了解顧客的服務(wù)需要。如：
a.商品的質(zhì)量與價格檔次；
b.商品的品種、規(guī)格、包裝及標簽要求；
c.服務(wù)環(huán)境整潔、明亮、方便、舒適、優(yōu)雅、美觀方面要求；
d.服務(wù)設(shè)施種類及完好、安全方面要求；
e.服務(wù)方式和態(tài)度等方面要求。
此外，還應(yīng)了解和盡可能滿足老、弱、病、殘等特殊顧客的特殊要求。
依據(jù)上述調(diào)研結(jié)果和本企業(yè)實際服務(wù)可能的條件，確定新的服務(wù)項目，編制服務(wù)設(shè)想報告或服務(wù)大綱，以作為服務(wù)設(shè)計的基礎(chǔ)。
2.營銷服務(wù)設(shè)計
營銷服務(wù)設(shè)計的主要任務(wù)是把服務(wù)大綱中的內(nèi)容與要求策劃設(shè)計為服務(wù)規(guī)范、服務(wù)提供規(guī)范和服務(wù)質(zhì)量控制規(guī)范，確定開展預(yù)定服務(wù)項目的時間計劃表，確保一切必要的資源、設(shè)施和技術(shù)支持，并對服務(wù)項目進行適當?shù)摹⑶泻蠈嶋H的宣傳。 服務(wù)規(guī)范規(guī)定了所提供服務(wù)的特性、內(nèi)容、要求及驗收的標準。商貿(mào)企業(yè)中直接面向顧客，提供營銷或售后服務(wù)崗位均應(yīng)編制崗位服務(wù)規(guī)范，對其服務(wù)職責、上崗條件、服務(wù)程序、服務(wù)內(nèi)容與要求等作出明確具體的規(guī)定。其他管理和操作崗位可編制工作規(guī)范和作業(yè)規(guī)范。
服務(wù)提供規(guī)范規(guī)定了提供服務(wù)的方法和手段。由于它一般涉及商貿(mào)企業(yè)的業(yè)務(wù)管理領(lǐng)域，因此，又稱之為管理規(guī)范（即管理性程序文件）。
商貿(mào)企業(yè)的管理規(guī)范一般應(yīng)包括：
a.供貨單位的選擇與定點規(guī)范；
b.采購管理規(guī)范；
c.倉庫管理規(guī)范；
d.營銷柜臺服務(wù)管理規(guī)范；
e.服務(wù)標識與可追溯性管理規(guī)范等。
質(zhì)量控制規(guī)范應(yīng)能有效地控制每一營銷服務(wù)過程質(zhì)量，以確保營銷服務(wù)始終滿足上述兩類規(guī)范地規(guī)定和顧客需要，既可以單獨制定商品質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量方面地控制規(guī)范，也可以納入服務(wù)規(guī)范和管理規(guī)范之中。
3.營銷服務(wù)提供過程
商貿(mào)企業(yè)地營銷服務(wù)提供過程一般可以分為：
A、 購貨； B、進貨驗收； C、倉儲； D、上架； E、銷售； F、售后服務(wù)等若干階段。
在營銷服務(wù)過程中，服務(wù)組織（即商貿(mào)企業(yè)）應(yīng)采取行政、經(jīng)濟、教育等各種手段確保各類規(guī)范地實施，不斷地對服務(wù)過程質(zhì)量進行評定和記錄，識別和糾正不規(guī)范服務(wù)，把影響服務(wù)過程質(zhì)量的各方面因素，如人的技能、設(shè)施的完好與安全等置于受控狀態(tài)。 此外，還應(yīng)十分重視顧客對服務(wù)質(zhì)量的投訴和評價，不斷提高顧客的滿意貨滿意度，力爭實現(xiàn)無缺陷服務(wù)。
4.營銷服務(wù)業(yè)績的分析和改進
商貿(mào)企業(yè)應(yīng)定期或不定期地對營銷服務(wù)業(yè)績進行分析，為此要建立一個服務(wù)質(zhì)量信息地反饋和管理系統(tǒng)，既要進行定性分析，更要進行定量地數(shù)據(jù)收集和統(tǒng)計分析，以尋求質(zhì)量改進地機會，進行質(zhì)量改進，提高營銷服務(wù)質(zhì)量水平。
三、商貿(mào)企業(yè)質(zhì)量管理體系文件
商貿(mào)企業(yè)應(yīng)參照ISO9004-2，結(jié)合企業(yè)人員、設(shè)施等實際情況，建立一個文件化地質(zhì)量管理體系。也就是說，應(yīng)編制一套科學(xué)、實用、有效地質(zhì)量管理體系文件。
商貿(mào)企業(yè)質(zhì)量管理體系文件層次結(jié)構(gòu)如圖4-2所示。
1.質(zhì)量管理手冊
這是一個闡明商貿(mào)企業(yè)地質(zhì)量方針并描述其質(zhì)量管理體系地綱領(lǐng)性文件，它一般應(yīng)包括下列內(nèi)容：
a.商貿(mào)企業(yè)地質(zhì)量方針和質(zhì)量目標；
b.商貿(mào)企業(yè)各級人員地職責、權(quán)限和相互關(guān)系；
c.質(zhì)量管理體系要素和引用地形成文件的程序文件的描述，也可以是這些程序文件的直接匯編；
d.關(guān)于手冊的使用、更改和控制等方面的規(guī)定。
必要時，還可編寫有關(guān)介紹企業(yè)和手冊有關(guān)信息的“前言”，手冊中有關(guān)術(shù)語的定義，以及手冊引用的文件和支持性資料的附錄等。
具體編寫內(nèi)容與要求見ISO10013《質(zhì)量手冊編制指南》。
2.管理規(guī)范和質(zhì)量計劃
商貿(mào)企業(yè)的管理規(guī)范是“為進行某項營銷服務(wù)活動所規(guī)定途徑的程序”文件，他們也是質(zhì)量手冊的支持性文件。
管理規(guī)范的內(nèi)容一般應(yīng)包括目的和范圍，做什么和誰來做，何時、何地何如何做；應(yīng)使用什么設(shè)施何文件；如何對服務(wù)活動進行控制何記錄等。
它們可以與質(zhì)量手冊中相關(guān)要素活動內(nèi)容的編寫順序一致，也可以按企業(yè)標準的形式編制。
質(zhì)量計劃時“針對特定的產(chǎn)品、項目和合同，規(guī)定專門的質(zhì)量措施、資源和活動順序的文件”（ISO 8402）。因此，商貿(mào)企業(yè)應(yīng)對一些特定的營銷服務(wù)，如春節(jié)、中秋節(jié)的展銷，部隊、福利院等特定顧客的供應(yīng)等，按ISO 10005《質(zhì)量計劃指南》編制質(zhì)量計劃。
3.服務(wù)規(guī)范
服務(wù)規(guī)范時規(guī)范商貿(mào)企業(yè)服務(wù)人員（如營業(yè)員、送貨員等）服務(wù)行為，闡明其服務(wù)內(nèi)容與服務(wù)質(zhì)量要求的操作性文件。
服務(wù)規(guī)范是衡量商貿(mào)企業(yè)服務(wù)人員服務(wù)質(zhì)量的基本依據(jù)和最低要求，它一般應(yīng)包括崗位職責與任務(wù)、上崗條件、服務(wù)程序、服務(wù)內(nèi)容與要求等內(nèi)容。
如商場營業(yè)員的服務(wù)規(guī)范，應(yīng)就其上崗準備—迎客介紹—唱收唱付—禮貌送客—檢查貨架—清點貨款—結(jié)業(yè)下崗等各服務(wù)環(huán)節(jié)的服務(wù)內(nèi)容與服務(wù)質(zhì)量要求作出明確具體的規(guī)定。
4.質(zhì)量記錄
質(zhì)量記錄是為已完成的質(zhì)量活動或達到的結(jié)果提供客觀證據(jù)，即“建立在通過觀察、測量、試驗或其他手段所或事實的基礎(chǔ)上，證明是真實的信息”文件（ISO 8402）。因此，又稱之為見證性文件。
商貿(mào)企業(yè)的質(zhì)量記錄主要有：
a.質(zhì)量保證協(xié)議書（與供貨單位簽訂）；
b.商品驗收記錄；
c.顧客意見本；
d.計量衡器校準或檢定記錄；
e.內(nèi)部質(zhì)量審核報告；
f.顧客投訴處理表等。
任何一個商貿(mào)企業(yè)，只要從自身實際出發(fā)，建立一個文件化的質(zhì)量管理體系，就一定能脫離傳統(tǒng)的經(jīng)驗管理，邁進科學(xué)管理及至現(xiàn)代化管理的軌道，而宣貫國際服務(wù)質(zhì)量管理標準（ISO 9004.2）則為其提供了捷徑。
第二節(jié) 商貿(mào)服務(wù)質(zhì)量保證體系
質(zhì)量保證體系也是質(zhì)量體系，它要求證實某一組織具有提供合格產(chǎn)品的保證能力。 商貿(mào)企業(yè)的質(zhì)量保證體系則要求證實它真有提供合格商品和服務(wù)的保證能力，一般來說，商貿(mào)企業(yè)的質(zhì)量保證體系依據(jù)國際質(zhì)量保證標準（ISO 9001或ISO 9002）建立和實施。
國內(nèi)外質(zhì)量管理實踐證明：采用受益者推動方式，也就是由質(zhì)量體系認證機構(gòu)代表受益者（顧客、員工、所有者、分供方和社會）對某一企業(yè)或組織質(zhì)量保證體系進行認證注冊，以證實其質(zhì)量體系的適宜性是一種流行作法。為此，本節(jié)著重介紹商貿(mào)企業(yè)質(zhì)量保證體系的構(gòu)成、文件和認證注冊要求。
一、商貿(mào)服務(wù)質(zhì)量保證體系要素構(gòu)成
由于商貿(mào)企業(yè)的產(chǎn)品是商品和服務(wù)的組合，而銷售服務(wù)質(zhì)量不可能如硬件產(chǎn)品那樣等待檢驗合格后在交付顧客，它取決與服務(wù)提供過程的質(zhì)量。因此，國家技術(shù)監(jiān)督局和內(nèi)貿(mào)部有關(guān)部門與1997年初發(fā)布了一個適用于商貿(mào)企業(yè)質(zhì)量保證模式標準的實施指南，它依據(jù)ISO 9001或ISO 9002編制而成。現(xiàn)根據(jù)該指南，簡述一下商貿(mào)企業(yè)質(zhì)量保證體系的構(gòu)成
1.管理職責
商貿(mào)企業(yè)最高管理者應(yīng)制定質(zhì)量方針，確定質(zhì)量目標，并確保各級各類員工理解并認真實施。
對所有從事與質(zhì)量有關(guān)的人員，應(yīng)規(guī)定其職責、權(quán)限和相互關(guān)系，并形成有關(guān)文件和組織結(jié)構(gòu)圖。
應(yīng)確保各項質(zhì)量活動所必需的資源，如設(shè)備、儀器、經(jīng)費、尤其是適宜的人才。
要按規(guī)定的實踐間隔進行管理評審，就質(zhì)量方針和目標，對質(zhì)量體系的現(xiàn)狀活動適應(yīng)性進行正式評價（ISO 8402）。其主要內(nèi)容是評價內(nèi)部質(zhì)量體系審核的結(jié)果，分析顧客的滿意程度、投訴和銷售狀況。
應(yīng)在管理層內(nèi)指定一名管理者代表，授予其建立、實施和保持質(zhì)量體系，并代表企業(yè)應(yīng)質(zhì)量體系事宜與外部聯(lián)絡(luò)等權(quán)限。
2.質(zhì)量體系
商貿(mào)企業(yè)應(yīng)編制一套包括質(zhì)量手冊、管理規(guī)范、管理規(guī)范、服務(wù)規(guī)范和質(zhì)量記錄的質(zhì)量體系文件，以建立和保持一個文件化的質(zhì)量體系。
為了不斷滿足顧客要求，應(yīng)根據(jù)市場新系，進行服務(wù)質(zhì)量策劃，如編制服務(wù)質(zhì)量計劃，其內(nèi)容包括營銷策略、商品或服務(wù)種類范圍、銷售方式、服務(wù)質(zhì)量控制等。同時配備必要的服務(wù)設(shè)施，資源和控制手段。 3. 合同評審
商貿(mào)企業(yè)應(yīng)對每項合同（包括郵購、采購、電購、口頭訂單）在簽訂前進行評審，以滿足顧客要求。
合同評審的方式可根據(jù)業(yè)務(wù)情況靈活運用，如授權(quán)有關(guān)人員審批、會簽、會議確認等。對零售商品則應(yīng)在顧客購買時，由營業(yè)員在交付商品前對發(fā)票或貨單進行評審或確認商品的品種、規(guī)格、品質(zhì)、價格等是否滿足顧客的要求。
合同修改時也要進行評審，并保存好記錄。
4.設(shè)計控制
商貿(mào)企業(yè)應(yīng)對每項服務(wù)的開發(fā)、實施進行設(shè)計，如服務(wù)環(huán)境的設(shè)計、服務(wù)過程的設(shè)計、服務(wù)提供方式的設(shè)計等等，以確保服務(wù)設(shè)計輸出（主要是各類規(guī)范）滿足設(shè)計輸入（包括適用的法規(guī)和顧客需求）。
同時，對每項設(shè)計應(yīng)進行評審的驗證，對設(shè)計更改也進行確認的批準。
5.文件和資料控制
商貿(mào)企業(yè)應(yīng)確保各類質(zhì)量體系文件和資料得到批準或確認，并能在各重要場所獲得現(xiàn)行有效版本。
營銷場所張貼的告示、購物指南等文件與資料可以散發(fā)或分發(fā)，但其內(nèi)容應(yīng)與相關(guān)文件一致有效。如有更改，也應(yīng)及時修改、換發(fā)。
6.采購
商貿(mào)企業(yè)應(yīng)對供貨商、服務(wù)協(xié)作單位（如保安公司等），均應(yīng)采取現(xiàn)場考察、業(yè)績認可等方式評價和選擇，確定貨編制合格分供方目錄，并保持動態(tài)的質(zhì)量記錄。
同時，應(yīng)編制采購文件，明確規(guī)定采購商品的類別、規(guī)格、等級、質(zhì)量和數(shù)量等，必要時，還應(yīng)規(guī)定驗收方法。
7.顧客提供產(chǎn)品的控制
當商貿(mào)企業(yè)存在有顧客提供的商品時（如來料加工服裝、為顧客維修家電等），應(yīng)對顧客的產(chǎn)品妥善保管、定期檢查，確保不丟失、不損壞，否則應(yīng)向顧客報告。
8.產(chǎn)品標識和可追溯性
商貿(mào)企業(yè)的產(chǎn)品標識應(yīng)包括商品標識和服務(wù)標識，均應(yīng)保證標識清晰、牢固可靠，并有唯一性，以便追溯。 具體的標識方式可以是印章、懸掛物卡、標志牌等。
9.過程控制
商貿(mào)企業(yè)應(yīng)對影響服務(wù)過程的各類因素，如員工技能、服務(wù)設(shè)施、商品、服務(wù)環(huán)境、服務(wù)方法及價格等實行控制，以確保過程處于受控狀態(tài)，保證商品和服務(wù)質(zhì)量達到規(guī)定要求。
10.檢驗和試驗
商貿(mào)企業(yè)應(yīng)對商品的進貨、上架、交付顧客等環(huán)節(jié)進行驗證和檢查，必要時也可使用檢測儀器，并作好檢查、檢測記錄。
同時，還應(yīng)對服務(wù)進行評價，既要自評，更要聽取顧客的評價，以確定服務(wù)質(zhì)量狀況。
11.檢驗、測量和試驗設(shè)備的控制
商貿(mào)企業(yè)應(yīng)對各類計量檢測設(shè)備進行控制，必要時，還應(yīng)對一些分供方的計量檢測設(shè)備進行確認。
12.檢驗和試驗狀態(tài)
商貿(mào)企業(yè)應(yīng)對商品的檢驗和試驗狀態(tài)加以標識，以能正確區(qū)分已經(jīng)檢驗合格或不合格以及待檢的商品。
13.不合格品的控制
商貿(mào)企業(yè)應(yīng)對不合格的商品
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