刪減的要求關于2000版ISO9001標準的新思考之三
在2000版ISO9001族標準中,ISO9001:2000《質量管理體系要求》取代了ISO9001:1994?ISO9002:1994和ISO9003:1994等3個質量保證模式標準.ISO9001:2000標準被設計成一個通用性較強的標準,它所指出的質量管理體系要求適用于所有不同類型?不同規模和提供不同類別產品的組織.同時,它也承認標準中的所有要求不一定對所有組織都是相關的.所以,新版ISO9001標準允許組織在一定情況下,合理地在其質量管理體系范圍內不采用標準中的某些要求,即所謂"刪減".
ISO9001:2000標準的1.2;應用",給出了刪減的條件與要求.
一?質量管理體系范圍
質量管理體系范圍是一個描述組織及其質量管理體系所覆蓋產品的術語.一個組織可以根據自身產品及過程的特點,根據風險分析,根據商業考慮和合同與法規要求等,選擇在一個有限的范圍內實施質量管理體系,即選擇組織提供的某些產品包括在質量管理體系之中.
如果2000版ISO9001標準的所有要求對一個組織質量管理體系的所有產品都是適用的,而組織又能符合標準的所有要求,當然是最為理想的.但實際上,由于組織的特點和產品及其管理過程的特點,即使一個組織的質量管理體系包括了該組織的所有產品,還可能發現2000版ISO9001標準第7章"產品實現"的某些要求對該組織仍然是不適用的.這時,應考慮進行刪減.
二?ISO9001:2000標準關于刪減的要求
1.ISO9001:2000標準刪減的原則
ISO9001:2000標準的1.2節對如何進行刪減作了如下規定:
"當本標準的任何要求由于組織及其產品的特點而不適用時,可以考慮進行刪減."
"除非刪減僅限于第7章中那些不影響組織提供滿足顧客和適用法律法規要求的產品的能力或責任的要求,否則不能聲稱符合本標準."
這些規定,提出了刪減的前題條件:發現標準的某些要求在組織質量管理體系范圍內不適用.
同時,還提出了ISO9001:2000標準刪減的3個原則,即:
(1)刪減限于第7章"產品實現"內的要求,即僅對產品實現中某些過程的質量管理體系要求可刪減.
(2)這些要求被刪減后,不能影響組織提供滿足要求的產品的能力.
(3)這些要求被刪減后,不能影響組織提供滿足要求的產品的責任.
不滿足這3個原則的刪減發生后,組織不能聲稱自己的質量管理體系符合2000版ISO9001標準的要求.
總之,只有當組織對質量管理體系內某些產品實現過程不負有實施的責任,而且這些過程被刪減后,組織提供滿足要求產品的能力又不受影響,才能實施刪減.
2.關于ISO9001:2000標準刪減的合理說明
組織必須在質量手冊中確定所作的刪減,并說明這種刪減的合理性.同時,在其他所有公開性文件中,應表明進行了這樣的刪減,以免使顧客或最終顧客發生混淆或被誤導.例如,在質量管理體系認證/注冊證書中,應清楚地注明是否存在刪減;又如,在組織的銷售文件中,當組織聲明符合2000版ISO9001標準時,應同時說明是否進行了刪減.
ISO9001:2000標準4.2.2a)"質量手冊"中要求:
"組織應編制和保持質量手冊,質量手冊包括:
a)ISO9001:2000質量管理體系的范圍,包括任何刪減的細節與合理性(見1.2);"
組織在說明對某些質量管理體系要求的刪減時,可以描述質量管理體系不包括某些產品的某些實現過程,即標準第7章的某些質量管理體系要求不適用于本組織.
如果進行了刪減,組織應在認證證書上注明"有關對ISO9001:2000刪減的細節,參見質量手冊".
3.刪減應注意的幾個問題
(1)被刪減的要求僅限于第7章
由于組織及其產品特點的不同,其產品實現的過程會有所不同,因此會發現第7章"產品實現"中某些實現過程要求是不適用的.而質量管理體系的總要求?管理職責?資源管理及測量?分析和改進過程,按照2000版ISO9001標準遵循的基于過程的質量管理體系的原理,是不可以被刪減的.在符合刪減原則時,所刪減的可以是第7章的某一節(如刪減ISO9001:2000標準7.3節"設計和開發"),也可以是某節的某個條款(如刪減ISO9001:2000標準7.5.4條"顧客財產").
(2)外包或分包過程
當組織對產品實現負有全部責任時,某些產品實現過程使用外部資源或分包給外部組織的事實,不構成從組織的質量管理體系中刪減這些過程的充足理由.例如,產品的總承包方將產品設計開發分包給外部,或將生產過程分包給外部.在這種情況下,設計或生產過程的輸出直接影響到交付給顧客的產品是否滿足要求,影響到總承包方提供合格產品的責任.這時,組織必須表明實施了足夠的控制,以確保這些過程是按ISO9001標準的相關要求開展的(參見ISO9001:2000標準4.1條).
組織應具體地考慮外包或分包過程的特點,考慮外包或分包可能的風險,以決定開展何種方式?何種手段的控制.例如,在分包或外包合同中提出過程的規范?要求進行過程的確認?對外包或分包方提出有關的質量管理體系要求?開展在對方的現場檢驗或驗證及進行有關的審核等.組織應將ISO9001:2000標準中7.4節"采購"的控制方法應用于對這些外包或分包過程輸出的監視.
在組織的質量手冊和其他所有公開性文件中,應明確說明組織的質量管理體系包括的過程,對這些過程的活動負有全部責任,并且由組織實現了充分的管理.
(3)組織應正確識別對產品實現負有的責任
當組織對產品實現的某些過程負有責任并開展這一過程的活動時,即使某些過程的活動被外包或分包出去,也不能免除對這些過程的活動的責任,這些過程也都不能從組織的質量管理體系中刪減.因此,組織應當謹慎地識別對哪些實施過程負有責任.組織應認真分析其產品是什么(可以是有形產品,也可以是服務)?顧客是誰?在與顧客接口/溝通時,顧客要求什么?提供了什么?組織對產品承諾了什么?等等.例如,組織作為產品的總承包商時,就對產品實現的所有過程負責.
--當需要將顧客對產品的要求轉化為產品特性時,組織就負有了"設計/開發"的責任.這包括組織根據顧客的某些要求或法律?法規的要求,確定產品特性或產品特性值的情況.因此,組織(特別是服務性組織)應善于識別自己負有的"設計/開發"責任.如果在認證的范圍內,組織負有對產品"設計/開發"的責任,并且實施或外包了產品的"設計與開發"過程,也應該將ISO9001:2000中7.3包括在質量管理體系中.
--當顧客要求發生變化或法律?法規要求發生變化,需要組織對已定型的產品作某些改變時,也應認為組織對"設計/開發"負有責任.
--當顧客為組織提供了全部設計資料時,組織對"顧客財產"過程負有責任.
--當組織對原設計沒有責任,但有權修改設計時,即使這種修改要得到顧客批準,也應視為對"設計/開發"負有責任.此時,7.3節"設計和開發"的要求不能全部刪減,但其中個別不適用的要求可刪減.
--當組織將產品實現的某些過程外包或分包時,一般不能免除組織對這些過程的責任.
(4)不允許的刪減
如果僅以下述理由進行刪減,又不能證實符合1.2條所規定的刪減原則,則不能聲稱經這樣刪減后的質量管理體系符合2000版ISO9001標準.
--組織決定不應用第7章的某些要求,僅僅因為1994版ISO9001或ISO9002或ISO9003標準沒有要求,而原來的質量管理體系又不覆蓋這些過程.如一些有設計責任的組織,沒有將其設計和開發過程納入質量管理體系,通過了ISO9002:1994標準的認證注冊,而在貫徹新版標準時,也
7.3節刪減.
--僅僅因為法規對第7章中某些實現過程沒有要求,或某些法規認為某些組織不具備某些過程的能力(如某些建筑企業不具備設計的能力),因此該組織也就沒有能力承擔這些過程的責任,而在質量管理體系中不包括這些過程,但是,這些過程又恰恰影響了組織滿足顧客要求的能力.
--組織未能在ISO9001質量手冊中對刪減作出合理說明.
三?案例
下列案例提供了在什么情況下可以按2000版ISO9001標準1.2節的原則從質量管理體系中合理刪減的示例.這些案例都是假設的,每個組織應根據自身特性仔細分析.刪減可以是對第7章各節整節的刪減,也可以對每節中的條款進行刪減.為簡潔起見,下列案例中,大多數屬整節刪減的情況.
1.ABC銀行向其顧客提供多種服務,但其質量管理體系范圍只準備覆蓋在線網絡銀行服務,且在質量手冊中明確了這一范圍,這是可以接受的.ABC銀行認識到,顧客在接受服務時提供了重要的個人保密信息,這構成?quot;顧客財產".因此,在其質量管理體系中不能刪減7.5.3條款.
2.DEF飲料公司是按母公司產品和包裝規范生產軟飲料的企業,同時還獲準按另一家公司的產品和包裝規范生產另一種飲料.這兩種產品的規范完全滿足國家衛生法規的要求,多年以來一直按這套規范生產.由于產品和包裝設計的責任屬于母公司和另一家公司,當衛生法規的要求發生變化時,產品規范的改變仍由母公司和另一家公司負責.所以,DEF公司從其質量管理體系中刪減了7.3?quot;設計和開發".DEF公司的質量手冊證明了這一刪減的合理性,且認證證書和DEF公司的其他公開性文件對此均作出了描述.DEF公司的采購由母公司統一負責.但該組織認識到,盡管DEF公司不直接采購,但為對供方的評定提供了重要信息,并提供對采購產品的要求,因此沒有刪減7.4節"采購",并在質量手冊中描述了本企業與母公司采購部的接口關系.
3.HIJ是一家國際律師事務所,其質量管理體系范圍包括了國際稅務策劃等新服務項目的設計和開發,同時也包括國際法律數據庫服務的設計和修改,并承擔特別顧客要求的法律服務項目的設計和開發.采購控制不僅包括購置計算機軟件和硬件,還包括在需要時使用外部的人力資源.所以,其質量管理體系沒有刪減7.3和7.4節,只刪減了7.6節的要求,因為事務所在業務活動中沒有使用任何測量與監視設備.
4.XYZ電子公司提供三種不同的產品系列--移動電話?傳呼機和個人電腦.移動電話的顧客要求其供方通過2000版ISO9001標準認證,其他產品的顧客尚未提出這種要求.所以,XYZ公司決定其質量管理體系范圍只覆蓋移動電話,以后再擴大到其他產品.在質量手冊和其他有關宣傳材料中均明確說明公司質量管理體系只覆蓋移動電話系列產品.由于移動電話的設計完全由其顧客負責,所以XYZ公司刪減了7.3節的要求.也正因為顧客提供設計資料,公司沒有刪減7.5.4顧客財產".在XYZ公司申請認證時,認證機構評審了這一刪減的合理性.
5.KML醫療器械公司按照強制性的產品標準和法規設計和生產醫療設備,其質量管理體系已經獲得ISO9002:1994標準認證證書.按其產品的風險等級,法規對設計沒有要求.ISO9000族標準在2000年改版時,法規制定部門并未考慮按新版ISO9000族標準修改其法規要求;同時,按KML公司產品的風險等級,沒有必要要求其質量管理體系包括設計活動.然而,由于這類醫療器械的設計活動確實影響滿足顧客需求的能力,該公司也確實開展設計活動,如果該公司希望能聲稱滿足2000版ISO9001標準,則不能刪減7.3節的要求.
6.NOP客車集團公司在各地有許多負責維修的工廠.集團總部負有維修策劃?維修工程開發和采購等職能,維修工廠僅負責對集團客車制造部下屬工廠的客車進行維修,而不面對集團的外部顧客(客車的用戶).當一家維修工廠決定率先進行2000版ISO9001標準認證時,為了確定刪減的合理性,該廠分析了產品?顧客和與集團其他制造廠的關系:
--產品:按照集團總部工程部的維修工程規范和集團公司制造部的要求進行維修服務.
--顧客:集團客車制造部.
--接口:包括與集團工程部?集團供應部?集團制造部的接口.
因為該廠的顧客是集團客車制造部,所以仍存在"與顧客有關的過程",不能刪減7.2節.該廠不負責主要供方的評價與選擇(這一職能由集團采購部承擔),但要向集團采購部提供采購信息,同時該廠還有一定的自主采購,因此沒有刪減7.4節.
7.5.4條也不能刪減,因為該廠所維修的客車是顧客提供的.
只有7.3條可以刪減,因為該廠對維修服務規范的設計不負有責任,而由集團工程部負責.7.CDH建設公司負責樓房的設計?開發和建筑.但公司沒有設計能力,由項目經理將按照7.4節"采購"的要求,控制分包方的選擇和分包的設計活動.項目經理參加設計評審會?設計驗證和設計確認活動.項目經理還須確保設計活動能按7.3節"設計和開發"的要求進行.在這種情況下,CDH公司不但應負有設計責任,還應證實其質量管理體系中包括了對分包設計活動的管理.
8.AKP公司是電機制造廠,內部沒有對零部件的可追溯性要求.但是有一家用戶對一種特殊電機有可追溯性要求,所以AKP公司不能將7.5.3條"標識和可追溯性"刪減.
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