“外包”和“采購”的區(qū)別
ISO9001:2008標準“4.1總要求”的變化正是標準的最大變化,尤其是對外包過程的控制要求?如4.1條款正文最后一句增加“類型和程度”和將“識別”改為“規(guī)定”,同時新增2個“注”?
一?有關(guān)“外包過程”定義理解
4.1條款新增“注2”非常明確而嚴謹?shù)貙?ldquo;外包過程”作出定義?“注2”的新增,不僅僅是統(tǒng)一認證行業(yè)和“貫標”組織對“外包過程”的理解需要,更是標準為適應(yīng)社會經(jīng)濟發(fā)展的需要?隨著社會經(jīng)濟不斷發(fā)展變化,一個組織的經(jīng)濟運行形式,某些過程或環(huán)節(jié),“由外部方實施”的情況,已經(jīng)越來越普遍?一些公司的“供?產(chǎn)?銷”系統(tǒng),一頭或二頭在外(“由外部方實施”),有的只抓兩頭,中間生產(chǎn)過程“由外部方實施”?因此說,標準的這一修改,不僅是標準自身功能――“統(tǒng)一性”的需要,更是適應(yīng)社會經(jīng)濟形態(tài)發(fā)展,提升標準的“活力”所需?
對“外包”和“采購”的區(qū)別?到底“外包”和“采購”區(qū)別在哪里?一位業(yè)內(nèi)人士用更通俗的語言作了回答:“外包是我要你做,你按我要求做好,采購是我用你做好的產(chǎn)品”?從這個含義出發(fā),控制的要求當然有區(qū)別,至少是程度上有區(qū)別?
二?“外包過程”不僅僅是要“識別”,更要求對其進行“規(guī)定”
4.1條款正文最后一句所更替的2個關(guān)鍵的動詞,即“識別”改為“規(guī)定”,是一個層次性的變化?按2000版標準審核,外包過程控制,一般認為在體系中已得到識別,并在手冊中表明“按7.4條款要求控制”,如果沒有發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量由于外包控制不當而發(fā)生問題,一般認為已滿足標準要求?改“識別”為“規(guī)定”后,就需要受審方有“規(guī)定”的證據(jù)?審核過程至少應(yīng)獲取以下證據(jù):
(1)手冊或其他有效文件,對影響產(chǎn)品符合性要求的任何外包過程控制的“類型”和“程度”有必要的規(guī)定內(nèi)容?這一點也應(yīng)作為文審的重點內(nèi)容之一?
(2)對這些控制措施的規(guī)定和實施是否滿足了“產(chǎn)品要求符合性”?
三?有關(guān)“類型”和“程度”的理解
4.1條款正文最后句新增“類型和程度”5個字,不僅對外包過程控制作了范圍限定,更明確了控制的重點所在?新增的注3列出了受影響的三個主要因素,三大因素相互聯(lián)系不可分離?需要更重視的是第三個因素,應(yīng)用7.4的能力?在7.4條款中,2000版早已規(guī)定控制“類型”和“程度”的要求?控制的“類型”和“程度”,結(jié)合具體的一個組織,就演變成了具體的控制形式和方法?每一個組織的運行方式不同,當然對外包過程的控制方法或手段也不同?但這些具體的方法或手段應(yīng)該和必須涵蓋標準要求,即體現(xiàn)控制的“類型”和“程度”?
比如,制造行業(yè)中對產(chǎn)品形成過程中關(guān)鍵性的外包過程控制,往往用簽訂“協(xié)議”或“合同”的方式?在協(xié)議簽訂前,做好嚴格的外包方的調(diào)查評定工作?這個調(diào)查評定工作的方法和形式,也要根據(jù)實際情況,按控制的類型和程度要求來確定?比如,是實地考察調(diào)查還是以電話詢問調(diào)查?是全面調(diào)查還是重點調(diào)查?總而言之要策劃到具體的實施內(nèi)容?例:一家中小企業(yè)對外包熱處理重新選擇和評價的情況,熱處理對產(chǎn)品質(zhì)量的影響程度非常大,無疑是至關(guān)重要的控制過程?由于成本?時間及其它條件的限制,實地調(diào)查?要求對方提供必要的信息,以及簽訂合同或協(xié)議之類的作法都無法有效進行?這家企業(yè)就采用了網(wǎng)上調(diào)查和同行調(diào)查的方法,即在網(wǎng)上和同行中獲取了大量的有效信息,為準確的決策奠定了基礎(chǔ)?在此基礎(chǔ)上,再根據(jù)實際情況,對外包方控制的類型和程度要求進行了策劃?
接觸一些對外包過程控制要求較高的企業(yè),不僅僅簽訂外包協(xié)議和合同,還派遣常駐代表在外包方監(jiān)視控制產(chǎn)品的實現(xiàn)過程?對于一些產(chǎn)品符合性潛在影響不大的,外包分擔程度較輕的外包過程,“通過應(yīng)用7.4實現(xiàn)所需控制”往往以驗收或檢驗外包產(chǎn)品方式控制,可以稱之為“驗收把關(guān)”類型?這種控制方式也有程度上的區(qū)別,筆者接觸過一個中小企業(yè)對產(chǎn)品表面處理外包過程控制程度的變化?原先的控制方式除對外包方某電鍍廠一般的調(diào)查評價外,還采取進場產(chǎn)品外觀人工檢驗把關(guān)控制,可以滿足產(chǎn)品符合性和顧客的要求?后來,表面處理涉及到關(guān)鍵性零部件,且顧客的要求也提高了?這個企業(yè)對外包的電鍍質(zhì)量的控制程度隨之發(fā)生變化,增加了鹽霧試驗設(shè)備,實施定量的檢驗試驗方法,控制的類型和程度隨產(chǎn)品要求符合性的變化而變化?
四?對外包的特殊過程的控制
制造行業(yè)中需要確認的過程往往是特殊過程?如上面列舉的熱處理?電鍍,還有噴塑?焊接(根據(jù)情況定)等等?對這些特殊過程的外包控制,除了應(yīng)符合標準7.4條款外,還必須符合7.5.2條款要求?對外包特殊過程控制的難點和重點,還是關(guān)鍵詞:“過程確認”?現(xiàn)場審核中取證的核心內(nèi)容也是圍繞這幾個關(guān)鍵詞?不管對這些過程怎么控制,按照7.4要求進行調(diào)查評價是首要的工作或程序,這項首要工作中就應(yīng)包含了7.5.2的要求?至少要包括:
(1)是否滿足法定要求(如電鍍企業(yè)是實行生產(chǎn)許可證的單位);
(2)企業(yè)的規(guī)模與影響;
(3)涉及具體內(nèi)容就應(yīng)按照7.5.2a)—e)條覆蓋(包括過程評審準則?工藝文件?作業(yè)指導書?設(shè)備檔次?人員狀況?過程控制的其他內(nèi)容包括是否應(yīng)建立記錄等)?
調(diào)查評價的結(jié)果應(yīng)能證實具有提供滿足產(chǎn)品要求符合性的能力?
對外包過程的控制,雖然只是整個體系運行的一個部分,但是組織中舉足輕重的控制過程?標準在4.1總要求中規(guī)定其要求,且在換版時,新增更高的控制要求?窺豹一斑,新標準已更適應(yīng)于經(jīng)濟運行和認證行業(yè)的發(fā)展,顯示了更強大的生命力?(3)對這些“規(guī)定”內(nèi)容的實施證據(jù)在現(xiàn)場審核中必須抽到?
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