如何編寫(xiě)hse管理體系文件？

hse管理體系文件主要由管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件3部分組成，其中管理手冊(cè)是對(duì)hse管理體系的全面描述，是全部文件體系的“索引”；程序文件是完成hse管理體系的方法系統(tǒng)；作業(yè)文件則是程序文件的支持性文件。在編寫(xiě)時(shí)，企業(yè)可采取自上而下、自下而上或從程序文件開(kāi)始的編寫(xiě)方式，3部分文件主要編制方法如下：

1、hse管理手冊(cè)編寫(xiě)

hse管理手冊(cè)對(duì)hse管理體系的建立與運(yùn)行有著特殊的意義，其在深度和廣度上可以不同，這主要取決于企業(yè)的性質(zhì)、規(guī)劃、技術(shù)要求及人員素質(zhì)。對(duì)于中、小型企業(yè)，可以把管理手冊(cè)和程序文件合成一套文件，但大多數(shù)企業(yè)為了便于管理仍把管理手冊(cè)、程序文件分開(kāi)。在編寫(xiě)hse管理手冊(cè)時(shí)應(yīng)注意：應(yīng)寫(xiě)清楚承諾、方針和目標(biāo)；手冊(cè)要強(qiáng)調(diào)宣傳性，便于公眾接受，不側(cè)重于操作性；力求簡(jiǎn)明，把主要控制環(huán)節(jié)描述清楚即可，不必寫(xiě)得太冗長(zhǎng)。

2、hse程序文件編寫(xiě)

在書(shū)面或文件化的程序中，通常包括活動(dòng)的目的和范圍，做什么和誰(shuí)來(lái)做；何時(shí)、何地以及如何做；應(yīng)采用什么材料、設(shè)備和文件；如何對(duì)活動(dòng)進(jìn)行控制和記錄。其內(nèi)容是描述實(shí)施hse管理體系要素所涉及到的各職能部門(mén)的活動(dòng)。

編寫(xiě)hse程序文件時(shí)，應(yīng)注意程序文件是對(duì)那些產(chǎn)生健康、安全與環(huán)境影響的活動(dòng)進(jìn)行策劃和管理所用的基本文件，是管理手冊(cè)的支持性文件。每一個(gè)記錄支持性文件程序文件都應(yīng)包含hse管理體系中的一個(gè)邏輯上獨(dú)立的內(nèi)容，可能是標(biāo)準(zhǔn)的一個(gè)要素，或要素中的一個(gè)部門(mén)，或是幾個(gè)要素相關(guān)要求的一組活動(dòng)等。程序文件的數(shù)量、內(nèi)容、格式和外觀由企業(yè)自行確定，程序文件一般不應(yīng)涉及純技術(shù)性細(xì)節(jié)，細(xì)節(jié)通常在作業(yè)指導(dǎo)書(shū)中規(guī)定。程序文件的有效實(shí)施才能體現(xiàn)hse管理體系的功能，因此，程序文件的內(nèi)容和要求要密切結(jié)合實(shí)際情況。程序文件展開(kāi)的深度和廣度，取決于企業(yè)任務(wù)的復(fù)雜性、采用的工作方法、活動(dòng)內(nèi)容和對(duì)執(zhí)行活動(dòng)人員的水平、能力、技術(shù)與培訓(xùn)所達(dá)到的程序。程序文件實(shí)質(zhì)是企業(yè)管理中科學(xué)的管理制度，是法規(guī)性文件，要強(qiáng)制執(zhí)行，因此程序文件就有可操作性和可檢查性。一般情況下，程序文件編寫(xiě)可參照5W1H原則，即：What(做什么)，Who(誰(shuí)做，誰(shuí)檢查評(píng)價(jià))，Where(在哪里做)，When(什么時(shí)候做)，Why(為什么做)，How(怎么做，依據(jù)什么，用什么方法)。

3、hse管理作業(yè)文件編寫(xiě)

作業(yè)文件的作用和要求：作業(yè)文件是程序文件的支持性文件，一個(gè)程序文件可分解成幾個(gè)作業(yè)文件，能在程序文件中交待清楚的活動(dòng)，就不再編制作業(yè)文件；作業(yè)文件必須與采用要素的程序相對(duì)應(yīng)，是對(duì)程序文件中整個(gè)程序或某些條款進(jìn)行補(bǔ)充、細(xì)化，不能脫離程序另搞一套作業(yè)文件；國(guó)家、行業(yè)、企業(yè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范不作為作業(yè)文件，單獨(dú)在“在用標(biāo)準(zhǔn)目錄”中體現(xiàn)。在作業(yè)文件中通常包括活動(dòng)的目的和范圍，做什么和誰(shuí)來(lái)做，何時(shí)、何地以及如何做，應(yīng)采用什么方法、設(shè)備和文件，如何對(duì)活動(dòng)進(jìn)行控制和記錄。作業(yè)文件的內(nèi)容是描述為實(shí)施程序文件所涉及到的各職能部門(mén)的具體活動(dòng)。

在hse管理體系文件編制過(guò)程中，企業(yè)還需要充分考慮到體系文件的系統(tǒng)性、法規(guī)性、協(xié)調(diào)性和見(jiàn)證性，以企業(yè)實(shí)際情況為基礎(chǔ)，將hse管理體系與其他體系文件有效結(jié)合或建立單獨(dú)的hse體系文件。

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