ISO9001質(zhì)量管理體系審核實踐指南開具不符合項
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任何管理體系審核的關(guān)注焦點是確定管理體系是否已得到建立、有效實施和保持。有效實施符合ISO9001：2000標準的管理體系是一個組織能被注冊/認證的基礎(chǔ)。所以，管理體系審核的重點應(yīng)是驗證其符合性，而不是出具不符合項。
審核員應(yīng)采取積極方式尋找事實而不是差錯。但是，如果審核證據(jù)表明存在不符合，那么正確地出具不符合項就顯得重要了。
什么是不符合?根據(jù)ISO9000：2000標準3.6.2的定義，不符合是“沒有滿足要求”。
精心出具的不符合項包括三部分:
•支持審核員發(fā)現(xiàn)的審核證據(jù)
• 與被發(fā)現(xiàn)的不符合相對應(yīng)的要求方面的記錄
•不符合的描述
在審核實踐中，所有的這些要求都要涉及，但首先審核證據(jù)需要得到識別和文件化。這是因為有能力的審核員在審核期間會觀察到“感覺”起來存在潛在的不符合的情況，但當(dāng)時不能100%確定這是否是不符合。在進行進一步的審核追蹤之前，有能力的審核員會在審核筆記上記錄這個潛在不符合的審核證據(jù)以確認它是否真的就是一個不符合。
如果沒有審核證據(jù)就不能構(gòu)成不符合。如果有證據(jù)，就必須出具不符合項而不能將其減輕為其它類別(如“觀察項”、“改進機會”、“建議”等)。從長遠看，組織、組織的顧客、認證機構(gòu)(CRB)都不會從減輕不符合的等級中受益，因為這存在著把為不符合項而采取糾正措施的優(yōu)先權(quán)降低的風(fēng)險。
審核證據(jù)應(yīng)形成文件并足夠詳細，以使受審核的組織能夠查找到和確認審核員的實際觀察結(jié)果。
下一步審核員需要進行的是識別和記錄未被滿足的特定要求。記住，不符合是沒有滿足要求，所以，如果審核員不能識別要求，那么，審核員就不能提出不符合項。
要求可能有許多來源;例如，它們可能存在于ISO9001：2000、組織的管理體系(內(nèi)部要求)、適用的法規(guī)、或組織顧客的規(guī)定。一旦對照特定要求確認是不符合，則需要形成文件。記錄可以簡單到引用標準及相關(guān)條款。
(注：ISO9001中有些條款包含了一個以上的要求。重要的是審核員要清楚地識別和記錄與不符合有關(guān)的特定要求，例如，寫出標準的要求中適用于審核證據(jù)的原文。這也可適用于其他來源的要求。)
• 編寫不符合的最后部分(而且是最重要的)是不符合陳述。不符合的陳述推動組織進行原因分析、采取糾正和糾正措施，所以它需要精確。
不符合的表述應(yīng)：
•清晰明了并與體系問題有關(guān)
•不含糊其辭、語法正確、并盡可能簡煉
•不是審核證據(jù)的重申(重新陳述)，或用于代替審核證據(jù)
總之，精心出具的不符合項將有下列三個部分：
•審核證據(jù)
•要求
•不符合的陳述
如果不符合項的這三個部分被很好地出具，受審核方或其他見多識廣者，將能閱讀和理解不符合項。這還可用作供以后參考的有用記錄。
為了提供可追溯性、便于進行深入評審和作為糾正措施完成的證據(jù)，實質(zhì)上，必須以系統(tǒng)的方法記錄不符合并形成文件。實現(xiàn)這個要求的簡單途徑是通過使用不符合項報告(NCR)表格。該表格的實例請見下列附錄A。
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